چند سالی است که مدیریت دانش در میان شرکت‌های امروزی به عنوان یکی از کلمات کلیدی مطرح شده است. با این حال، بسیاری از شرکت ها هنوز در مورد سرمایه گذاری مبالغ قابل توجهی پول در سیستم مدیریت دانش تردید دارند. این به این دلیل است که اندازه گیری بازده مدیریت دانش دشوار است. زمانی که شرکت ها سایر فعالیت های کاهش هزینه یا بهبود کسب و کار را انجام می دهند، بازده اغلب فوری و ملموس است. مشکل مدیریت دانش این است که بازده مدتی طول می کشد و به راحتی قابل اندازه گیری نیست. به نظر می رسد اکثر مدیران موافق هستند که به نظر می رسد ابتکارات مدیریت دانش تأثیرات ملایم تری بر عملکرد شرکت دارد. به عنوان مثال، جریان اطلاعات کارآمدتر می شود و همچنین کارکنان و مشتریان راضی تر می شوند. با این حال، همین مدیران واقعاً نمی توانند عددی را به بازدهی که به لطف مدیریت دانش ایجاد کرده اند نسبت دهند. به همین دلیل است که حتی در عصر اطلاعات، تأکید بر دانش به حداقل می رسد.

در این مقاله نگاهی دقیق‌تر به مهارت‌های مدیریت دانش خواهیم داشت.

مزایای سیستم های مدیریت دانش

• • افزایش بهره وری: سیستم‌های مدیریت دانش محیطی را ایجاد می‌کنند که در آن دانش در مورد فرآیندهای شرکت در داخل سیستم جمع‌آوری می‌شود، نه اینکه با افراد خاصی مرتبط شود. هدف مدیریت دانش ایجاد سیستمی است که بتوان از آن برای ارتقای مهارت کارکنان در وظایف مختلف استفاده کرد. این منجر به بهبود کارایی می شود. اگرچه مدیریت دانش ممکن است تأثیر مستقیمی بر نتیجه نهایی نداشته باشد، اندازه گیری تأثیر مالی افزایش کارایی بسیار آسان است. به عنوان مثال، اگر کارگران یک شرکت به طور متوسط ​​20 دلار در ساعت حقوق بگیرند، کاهش 10 ساعت در هفته به معنای پس انداز هفتگی 200 دلار و پس انداز سالانه 10400 دلار است. هنگامی که یک شرکت می تواند این عدد را ببیند، سپس می تواند تصمیم بگیرد که با توجه به این واقعیت که سود تا 10400 دلار خواهد بود، چقدر پول خرج می کند.

• • گردش مالی کمتر : مدیریت دانش کارکنان ماهرتری ایجاد می کند که از انجام کار خود لذت می برند. معمولاً فعالیت‌های مدیریت دانش همبستگی بالایی با کاهش ساییدگی دارند. یافتن کارگران، آموزش آنها و همچنین بهره وری آنها معمولاً هزینه قابل توجهی است. اگر هر سال کارگران کمتری باید استخدام و آموزش داده شوند، آنگاه این هزینه ها نیز توسط شرکت صرفه جویی می شود. اگر ثابت شود که مدیریت دانش مسئول آن صرفه جویی در هزینه است، آنگاه می توان از این صرفه جویی ها برای انجام تجزیه و تحلیل هزینه-فایده بهتر نیز استفاده کرد.

• • زمان آموزش کمتر : سیستم های مدیریت دانش منجر به ایجاد دارایی های دانش می شود که آموزش کارکنان را آسان تر می کند. بسیاری از شرکت ها مجبور نیستند برای آموزش کارکنان خود مربیان را درگیر کنند. در عوض، بیشتر دوره‌ها به صورت آنلاین ایجاد شده‌اند که کارمندان می‌توانند در زمان انتخابی خود به آنها دسترسی داشته باشند. کارمندان سریعتر از منحنی یادگیری عبور می کنند و بهره وری بیشتری می کنند. یک بار دیگر، داده های تجربی در مورد بهره وری را می توان به راحتی منبع داد. این امر به درک سود واقعی فرآیند مدیریت دانش و تعیین ارزش پولی به سیستم کمک می کند.

• دید بهبود یافته : سیستم مدیریت دانش فرآیندها را شفاف تر می کند. یکی از پیش نیازهای پیاده سازی سیستم های مدیریت دانش این است که فرآیندها باید به خوبی مستند باشند. هنگامی که فرآیندها قابل مشاهده هستند، می توان بهبودهایی در آنها ایجاد کرد که در نهایت باعث صرفه جویی قابل توجهی در هزینه می شود. 

معایب سیستم های مدیریت دانش

نکات فوق مزایای سیستم های مدیریت دانش را نشان می دهد. با این حال، به وضوح برخی از اشکالات سیستم نیز وجود دارد. آنها نیز فهرست شده اند.

• • استفاده کمتر از سیستم : اولاً، اکثر شرکت ها هرگز نمی توانند به طور کامل به دستاوردهای مدیریت دانش خود پی ببرند. این به این دلیل است که آنها فرض می کنند که 100٪ از افراد شرکت شروع به استفاده از دارایی های دانش جدید می کنند. درست است که این دارایی ها مفیدتر هستند و ممکن است در نهایت کارمندان را بازده بیشتری کنند. با این حال، کارکنان انسان هستند و بنابراین موجودات عادت هستند. از این رو، تعداد بسیار کمی از آنها واقعاً از دارایی های دانش استفاده می کنند. بنابراین، شرکت‌ها باید برنامه‌های مدیریت تغییر را وارد کنند که هدف آن آموزش کارکنان در مورد سودمندی سیستم‌های مدیریت دانش باشد. مدیریت دانش صرفاً یک تغییر عملیاتی نیست. در عوض، این یک تغییر فرهنگی است و بنابراین باید مدیریت شود.

• • پروژه های با انگیزه سیاسی : ثانیاً، بسیاری از اوقات پروژه های مدیریت دانش انجام نمی شود زیرا به نفع شرکت است. در عوض، آنها به سادگی انجام می شوند زیرا از حمایت یک فرد قدرتمند خاص در شرکت برخوردار هستند. دستور کار این پروژه ها صرفاً ارتقای شغلی فرد درگیر است. مزایایی که شرکت احتمالاً به دست می آورد ثانویه و گاهی وجود ندارد. به همین دلیل است که شرکت‌ها تا زمانی که اعداد سختی را در مورد سودی که احتمالاً با انجام این سرمایه‌گذاری‌ها به دست می‌آورند، مشاهده نکنند، برای سرمایه‌گذاری در پروژه‌های مدیریت دانش راحت نیستند.

نکته اصلی این است که سرمایه گذاری در مدیریت دانش ضروری است. همچنین، شرکت ها می دانند که حدود نیمی از سرمایه گذاری های آنها در این زمینه هدر می رود. مشکل این است که آنها نمی دانند کدام نیمه. به همین دلیل است که یک مکانیسم قوی برای اندازه گیری بازده دانش باید ایجاد شود. این امر به پیشرفت مدیریت دانش با جهش و حد و مرز کمک خواهد کرد.