آداب تلفن برای بهبود ارتباطات

آداب تلفن چیست؟

تلفن وسیله مهمی است که به کمک آن افراد از هم دور می‌توانند به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و نظرات خود را تبادل کنند. ایده درخشانی دارید و می‌خواهید آن را به دوستتان که خارج از کشور می‌ماند منتقل کنید، از تلفن استفاده کنید. تلفن یکی از ساده ترین و ارزان ترین راه های ارتباطی است.

آداب معاشرت تلفنی – یک فرد باید در حین برقراری ارتباط تلفنی با شخص دیگر، مجموعه ای از قوانین و مقررات را رعایت کند . اینها اغلب به عنوان آداب تلفن نامیده می شوند. پیروی از آداب اولیه تلفن بسیار مهم است، زیرا صدای ما نقش بسیار مهمی در ایجاد تصویری از شخصیت، تحصیلات، پیشینه خانوادگی و همچنین ماهیت شغلی که در آن مشغول هستیم، ایفا می کند. فردی که اطلاعات را ارائه می دهد، فرستنده نامیده می شود. و طرف دوم گیرنده است.

اکنون به بررسی آداب مختلف تلفن می پردازیم. لطفاً آداب مختلف تلفن را در زیر بیابید.

• همیشه به یاد داشته باشید که هنگام برقراری ارتباط تلفنی با طرف مقابل، صدای شما باید بسیار دلپذیر باشد. فقط شروع به صحبت نکنید، قبل از شروع مکالمه بسته به زمان، از احوالپرسی های گرم مانند “صبح بخیر”، “عصر بخیر” یا “ظهر بخیر” استفاده کنید. 
• هرگز در ساعت‌های نامتعارف مانند صبح زود یا اواخر شب با کسی تماس نگیرید زیرا آن شخص قطعاً خواب است و علاقه‌ای به صحبت کردن با شما نخواهد داشت. 
• در هیچ تماس رسمی، از کلماتی مانند “هر حدس بزنید من کی هستم؟” استفاده نکنید؟ چون ممکن است فرد طرف مقابل به چیزی مشغول باشد و مزاحم شود. همیشه بگویید «آیا تد است؟» و از او بپرسید: «آیا زمان مناسبی برای صحبت کردن با شماست؟» و سپس شروع به برقراری ارتباط کنید. اگر به نظر می رسد که فرد مشغول است، همیشه منتظر زمان مناسب باشید. 
• مطمئن شوید که محتوای شما واضح و مرتبط است. با کلمات بازی نکنید، مستقیماً سر اصل مطلب بیایید و اطلاعات را به شکلی قانع کننده منتقل کنید. ابتدا محتوای خود را به طور کامل آماده کنید و سپس فقط گیرنده را بردارید تا شروع به تعامل کنید. 
• پس از شماره گیری، همیشه مجدداً تأیید کنید که آیا فرد طرف مقابل، فرد مورد نظری است که می خواهید با او ارتباط برقرار کنید یا خیر. همیشه بپرسید “آیا من با مایک صحبت می کنم؟” یا “این جنی است؟” قبل از شروع گفتگو 
• همیشه با دقت شماره ها را شماره گیری کنید، هرگز عجله نداشته باشید یا شماره ها را در تاریکی شماره گیری کنید زیرا منجر به تماس اشتباه می شود. اگر به اشتباه شماره ای را اشتباه گرفته اید، فقط تلفن را قطع نکنید، ببخشید و سپس با مودبانه تلفن را نگه دارید. 
• هرگز طرف دوم را در یک مکان بسیار طولانی قرار ندهید . همیشه اطلاعات را در دسترس داشته باشید و در بین هر تماسی دنبال چیزهایی نروید زیرا شنونده احتمالاً عصبانی می شود. 
• هنگام تماس تلفنی، چیزی نجوید و غذای خود را نخورید. ابتدا غذای خود را تمام کنید و سپس فقط شماره را بگیرید. اگر در حال مطالعه هستید، لطفاً کتاب را کنار بگذارید، ابتدا آنچه را که طرف مقابل می‌خواهد بیان کند متمرکز کنید و سپس کتاب را ادامه دهید. 
• پس از اتمام مکالمه، فقط تلفن را قطع نکنید. مجدداً با گیرنده تأیید کنید که آیا او اطلاعات صحیح را دانلود کرده است یا خیر و مکالمه خود را با کلمات دلپذیری مانند “مراقب باش”، “گفتار خوب با شما” و یک خداحافظی گرم پایان دهید. هیچوقت نگو خداحافظ. 
• همیشه تک تک کلمات را واضح بیان کنید. از طرف دیگر شخص نمی تواند عبارات شما را ببیند، بنابراین به یاد داشته باشید که لحن شما باید برای بیان احساسات شما به شکل صحیح باشد. 
• برای گرفتن هر تماسی زیاد طول نکشید . اگر تماس را از دست دادید، مطمئن شوید که تماس بگیرید، زیرا ممکن است طرف مقابل پیام مهمی برای انتقال داشته باشد. از تماس های بی پاسخ در محل کار خودداری کنید زیرا باعث عصبانیت فرد مقابل می شود. 
• در صحبت‌های حرفه‌ای، هرگز مکالمه را طولانی نکنید، زیرا ممکن است طرف مقابل مشغول باشد. همیشه محتوا را واضح و مرتبط نگه دارید و پس از احوالپرسی رسمی به موضوع برسید. 
• اگر شما فرد درستی نیستید و گوینده باید با همکارتان صحبت کند، همیشه بگویید “لطفاً یک لحظه – یک دقیقه دیگر با او تماس خواهم گرفت”. اگر همکار در محل دفتر نیست، همیشه از طرف او پیام بگیرید و فراموش نکنید که وقتی برگشت به او اطلاع دهید. 
• هنگام صحبت با تلفن صدای تلویزیون را کم کنید یا بلندگوها را خاموش کنید زیرا نویز مانعی برای برقراری ارتباط موثر می شود. 
• اگر هر گونه اختلالی در شبکه وجود دارد، فقط به خاطر آن صحبت نکنید. سعی کنید بعد از مدتی با یک خط بهتر تماس بگیرید.

به خاطر داشته باشید که برای یک گفتگوی تلفنی مؤثر و سالم و جریان روان اطلاعات باید تمام آداب تلفنی فوق را رعایت کنید.