چگونه یک جلسه برگزار کنیم؟

برقراری ارتباط در یک جلسه، بخش اساسی ارتباط موثر است. برخی از جلسات به شیوه ای کارآمد برگزار نمی شوند و به همین دلیل در دستیابی به تنها هدف جلسه شکست می خورند. ممکن است به این دلیل باشد که:

• آنها شامل مشارکت همه نیستند، یا
• ممکن است بیش از حد طولانی باشند، یا
• آنها ممکن است غیر سیستماتیک باشند، یا
• آنها ممکن است فاقد یک برنامه مشخص باشند، یا
• آنها ممکن است در زمان برنامه ریزی شده شروع نشوند، یا
• آنها ممکن است بدون هیچ نتیجه ای به پایان برسند.

در نتیجه، چنین جلساتی منجر به آشفتگی و اتلاف وقت می شود. برای اطمینان از اثربخشی یک جلسه، باید برنامه ریزی شده، سیستماتیک و منطقی باشد.

فرآیند اجرای یک جلسه موثر شامل مراحل زیر است:

	برای جلسه برنامه ریزی کنید: جلسه را از قبل برنامه ریزی کنید. با در نظر گرفتن برنامه مشخص، هدف جلسه می تواند به خوبی محقق شود. برنامه ریزی شامل- هدف جلسه را مشخص کنید. شرکت کنندگان/شرکت کنندگان جلسه را تعیین کنید. یک دستور کار برای جلسه برنامه ریزی کنید، به عنوان مثال، موضوعاتی که قرار است مورد بحث قرار گیرد، ترتیبی که قرار است در مورد آنها بحث شود، در مورد جزئیات مورد بحث، زمان در نظر گرفته شده برای هر موضوع دستور جلسه و غیره. زمان شروع جلسه را برنامه ریزی کنید، برای استراحت ها برنامه ریزی کنید و همچنین زمان تقریبی که جلسه باید در آن به پایان برسد را برنامه ریزی کنید.
	اعلام/اعلام جلسه: پس از برنامه ریزی جلسه و قبل از شروع واقعی جلسه، باید پیام/ یادداشتی به شرکت کنندگان ارسال شود تا آنها را برای موضوعات مورد بحث در جلسه آگاه و آماده کند. مسئولیت موضوع دستور کار را به هر یک از شرکت کنندگان بسپارید. دستور جلسه را صادر کنید.
	برگزاری جلسه:وقت شناس باشید. سعی کنید و قبل از زمان برای جلسه حاضر شوید. جلسه باید به موقع شروع شود. هدف جلسه را در همان ابتدا بیان کنید تا همه هدف جلسه مشخص باشد. معرفی مختصری از اعضا/شرکت کنندگان ارائه دهید تا همه آشنا شوند. یادداشت ها و جزوات را پخش کنید. در طول بحث همه شرکت کنندگان را درگیر کنید. ایده های جدید شرکت کنندگان را تشویق کنید. به عقاید آنها احترام بگذارید. بازخورد بخواهید اطمینان حاصل کنید که در طول جلسه هیچ مزاحمتی وجود نداشته باشد (مانند زنگ زدن تلفن همراه، یا شرکت کنندگان در حال دست و پا زدن با خودکار، یا شایعات و غیره). به بررسی سریع موضوعات مطرح شده در جلسه بپردازید. اطمینان حاصل کنید که همه موضوعات در چارچوب زمانی مورد بحث قرار می گیرند. اگر زمان اجازه بحث در مورد همه مسائل را نمی دهد، از شرکت کنندگان بپرسید که آیا در بحث در مورد آن موضوعات در جلسه بعدی راحت هستند یا خیر.
	ارزیابی جلسه: جلسه را پس از انجام آن ارزیابی کنید. یک فرم ارزیابی را بین همه شرکت کنندگان توزیع کنید که بازخوردی در مورد اثربخشی جلسه به شما ارائه می دهد. برای دریافت بازخورد معتبر و صادقانه، فضایی برای نام شرکت کننده در فرم قرار ندهید. از این قبیل سؤالاتی بپرسید که آیا اهداف جلسات به خوبی برآورده شده است، آیا شامل مشارکت همه است، شرکت کنندگان کدام بخش از جلسه را سازنده تر و کدام قسمت از جلسه مهم نبوده است.