نقش مدیران در پرورش مهارت های مدیریت زمان در کارکنان

آیا انجام تکالیف به موقع برای شما مشکل است؟

“به یاد داشته باشید زمانی که یک بار رفته هرگز بر نمی گردد.” انجام کار درست در زمان مناسب یک هنر است و با برنامه ریزی و درک همراه است. مدیریت زمان چیزی جز استفاده بهینه از زمان نیست.

مدیران و مافوق نقش مهمی در پرورش مهارت های مدیریت زمان در کارکنان دارند:

نقش مافوق نه تنها نشستن در کابین های بسته بلکه نظارت بر زیردستان است. مدیران باید الگو باشند . بهترین راه برای اتمام کار به موقع این است که در محل کار وقت شناس باشید. اگر انتظار دارید اعضای تیمتان به موقع به دفتر برسند، خودتان باید منضبط باشید. تقریباً در همه جا به مافوق تا حدودی آزادی داده می شود، اما نباید از قدرت خود سوء استفاده کرد.

قوانین و مقررات یک سازمان نه تنها برای زیردستان بلکه برای رهبران تیم و مافوق نیز در نظر گرفته شده است. مدیران باید دستورالعمل های سازمان را رعایت کنند تا اعضای تیم خود به سیاست های شرکت احترام بگذارند.

از کارمندان خود بخواهید که ایستگاه های کاری خود را مرتب نگه دارند . به هر یک از میزهای آنها بروید و بررسی کنید که آیا فایل ها و پوشه ها به درستی مرتب شده اند یا خیر؟ اطمینان حاصل کنید که هیچ انبوهی از کاغذ روی میز آنها وجود ندارد. به کارمندان خود دستور دهید حداقل هفته ای یک بار کشوهای خود را تمیز کنند.

از سرپرست مدیریت خود بخواهید که دفترچه یادداشت، ثبت، خودکار، پوشه و غیره را برای همه کارمندان شما صادر کند. اگر روی کاغذهای شل می نویسند به آنها اشاره کنید. به عنوان مدیر، مسئولیت شماست که اشتباهاتشان را به آنها بگویید تا به خوبی امور را مدیریت کنند. شخصاً هر چند وقت یکبار کشوهای آنها را چک کنید.

بر اساس تخصص، صلاحیت تحصیلی و پیشینه، مسئولیت ها را به آنها تفویض کنید . پس از بحث در مورد اینکه در چه زمینه ای بهترین هستند تا به کار علاقه مند شوند و تکالیف را به موقع انجام دهند، حوزه های مسئولیت کلیدی خود را طراحی کنید. اهداف و ضرب الاجل خود را از همان ابتدا به آنها برسانید. آنها را از اهداف و مقاصد سازمان آگاه کنید.

عملکرد کارکنان را پیگیری کنید. نرم افزاری را نصب کنید که به شما می گوید چه زمانی کارمند وارد دفتر می شود و چه زمانی از آن خارج می شود. پیاده سازی یک سیستم گزارش دهی قوی به آنها مهلت بدهید و مطمئن شوید که کار را در بازه زمانی تعیین شده به پایان می‌رسانند. از کارمندانی که کار خود را به موقع در حضور همه به پایان می‌رسانند قدردانی کنید.

برای مافوق ضروری است که بدانند کارمندانشان چه کار می کنند. سعی کنید دریابید که آنها در طول روز چه می کنند. آنها را تشویق کنید تا یک لیست TO DO تهیه کنند. برنامه کاری آنها را بررسی کنید و مطمئن شوید که ابتدا کارهای مهم و فوری را انجام می دهند.

برنامه های آموزشی مختلف را برای القای مهارت های مدیریت زمان در کارکنان ترویج دهید. کارگاه های مختلفی را برگزار کنید که در آن می توان به کارمندان وظایف خاصی جدا از کار روزانه آنها واگذار کرد. از آنها بخواهید فعالیت های خود را در بازه های زمانی تعیین شده به پایان برسانند. به آنها پاداش مناسب بدهید.

 

شنونده خوبی باشید کارمندان باید به راحتی به کابین رئیس خود دسترسی داشته باشند. هماهنگی مناسب بین کارمندان و رهبران تیم آنها برای مدیریت موثر زمان ضروری است. وظایف را در انتهای خود معلق نگه ندارید. به موقع مجوزها را بدهید و مطمئن شوید که اعضای تیم شما در کارهای غیرمولد زیاده روی نمی کنند.

بدون نظر

پاسخ دهید