نقش برنامه ریزی در مدیریت زمان

مدیریت زمان نقش اساسی در شرکت ها ایفا می کند و به کارکنان کمک می کند تا وظایف خود را به موقع انجام دهند. انجام کار درست در زمان مناسب را مدیریت زمان می نامند.

برای یک فرد ضروری است که برای زمان ارزش قائل شود زیرا زمان از دست رفته هرگز باز نمی گردد، مهم نیست چقدر پول خرج می کنید. فردی که نتواند به موقع نتایج را ارائه دهد، توسط هیچکس قدردانی نمی شود و هرگز در محل کار جدی گرفته نمی شود.

برنامه ریزی نقشی اساسی در مدیریت موثر زمان دارد. یک فرد باید برای روز خود از قبل برنامه ریزی کند تا بهترین استفاده ممکن از زمان را داشته باشد . کار کردن صرفاً به خاطر انجام کار فایده ای ندارد. برنامه ریزی به فرد احساس جهت گیری در سازمان می دهد و به او انگیزه می دهد تا وظایف خود را به موقع انجام دهد.

برنامه ریزی کنید که چگونه می خواهید به جلو حرکت کنید. برای یک فرد مهم است که برای خود هدف و هدفی تعیین کند و برای دستیابی به آن تلاش کند. برنامه ریزی دقیق به شما گام هایی را برای تحقق اهداف خود در محل کار در یک بازه زمانی مشخص پیشنهاد می کند.

برنامه‌ریزی به فرد کمک می‌کند تا بداند که چه کارهایی را فوراً باید انجام دهد و چه کارهایی را می‌توان کمی بعد انجام داد. برای برنامه ریزی بهتر کارها، کارمندان باید یک Task Plan تهیه کنند که در آن بتواند وظایف را در بازه های زمانی اختصاص داده شده برای هر فعالیت یادداشت کند. فعالیت هایی که اولویت بالایی دارند باید در صدر قرار گیرند و به دنبال آن فعالیت هایی که نیاز به توجه فوری ندارند. برنامه ریزی به شما کمک می کند تا کارهای ضروری و حیاتی را زودتر از موعد مقرر انجام دهید. برای اینکه روزتان چگونه باشد برنامه ریزی کنید. عادت استفاده از سازمان دهنده را در خود ایجاد کنید. این به شما کمک می کند تا کارها را بهتر برنامه ریزی کنید. همچنین می توانید از تقویم رومیزی برای همین کار استفاده کنید. افرادی که یک رویکرد برنامه ریزی شده را اتخاذ می کنند در مقایسه با افرادی که هر چیزی را که از راه می رسد را قبول می کنند، به موقع کار را تمام می کنند.

یک Task Plan در حالت ایده آل باید به این صورت باشد:

تاریخ – …………………

روز – ………………

9 صبح – روز شروع می شود.

9.15 – 10 صبح – به ایمیل های فوری پاسخ دهید.

10 صبح تا 12 ظهر – روی پیشنهاد مشتری الف کار کنید، گزارش ها و داده های لازم را تهیه کنید. (بیشتر فوری). همچنین روی تجزیه و تحلیل مقایسه ای رقبا کار کنید. (فوری)

12 ظهر – 12:30 بعد از ظهر – بنشینید و با اعضای تیم در مورد مسائل معلق صحبت کنید (باید تمام کارهای معلق را تا پایان روز پاک کنید).

12:30 – 13:30 – استراحت ناهار (با همکاران خود لذت ببرید).

1:30 – 13:40 – تماس با همسر.

1.40 – 3 بعد از ظهر – روی پیشنهاد مشتری B کار کنید (هنوز دو روز فرصت دارید).

3 بعد از ظهر – 4 بعد از ظهر – برای تأیید و سایر مسائل مهم با رئیس بنشینید.

4 بعد از ظهر – 5 بعد از ظهر – با مشتریان موجود و بالقوه تماس بگیرید.

5 بعد از ظهر – 17:15 – نامه های شخصی را بررسی کنید.

5.15 – 6 بعد از ظهر – گزارش ها را جمع آوری کنید و به رئیس گزارش فوری ارسال کنید.

6 بعد از ظهر – 6.15 بعد از ظهر – سازماندهی ایستگاه کاری.

روز به پایان می رسد

به برنامه خود پایبند باشید . اگر پانزده دقیقه را برای بررسی ایمیل های شخصی خود اختصاص داده اید، مطمئن شوید که مثلاً یک ساعت این کار را انجام ندهید. یک فرد باید سخت تلاش کند تا وظایف را مطابق با زمان اختصاص داده شده به هر فعالیت انجام دهد. با این حال نمی توان تغییرات لحظه آخری را نادیده گرفت.

برنامه ریزی به نحوی به پیش بینی موقعیت شما در پنج سال آینده نیز کمک می کند . برنامه ریزی کنید که چگونه و در چه زمانی به یک موقعیت خاص برسید. برنامه ریزی کارها را آسان تر می کند و به شما کمک می کند تا رویاهای خود را در کوتاه ترین زمان ممکن محقق کنید.

بدون نظر

پاسخ دهید