سازمان ها تمایل دارند به صورت جمعی کار کنند. ایده‌ها معمولاً به افراد درون سازمان می‌رسند. با این حال، آنها باید در سراسر سازمان پخش شوند. هر تغییری تنها در صورتی اتفاق می‌افتد که چندین نفر در پست‌های کلیدی معتقد باشند که ایده به اندازه کافی خوب است. اینجاست که یک مورد تجاری به کار می آید.

مدیران از تمام بخش ها در همه سازمان ها نیاز به ایجاد یک پرونده تجاری به یک شکل یا آن دارند. ضروری است که مدیران تفاوت های ظریف و مهارت های نرم مورد استفاده در این فرآیند را درک کنند. اگر یک مورد تجاری مناسب برای آن ایجاد نشود، احتمال رد یا دزدیده شدن یک ایده توسط همکار دیگری وجود دارد.

در این مقاله، شش مرحله برای ایجاد یک پرونده تجاری قانع کننده فهرست شده است .

مرحله شماره 1: با مشکل شروع کنید

فروختن وجود مشکل در ابتدا به مخاطب ضروری است. این به این دلیل است که مردم راه حلی را نمی خرند مگر اینکه ابتدا فکر کنند مشکلی وجود دارد. نکته کلیدی این است که مشکل را قانع کننده جلوه دهید و اطمینان حاصل کنید که مدیریت نظر شما را در مورد نیاز به اقدام فوری برای حل مشکل به اشتراک می گذارد.

همچنین با شروع مشکل، به اختیارات مدیریت احترام می گذارد. این غرور است که خودتان فوراً به یک تصمیم برسید. مدیریت ارشد عموماً معتقد است که تصمیمات اتخاذ شده توسط یک فرد ممکن است همیشه دقیق نباشد. آنها ترجیح می دهند بسیاری از سهامداران را درگیر کنند و قبل از تصمیم گیری اطلاعات جمع آوری کنند. از این رو، از اصرار برای پرش مستقیم به نتیجه باید اجتناب شود. این امر مدیریت را عقب‌نشینی می‌کند، زیرا آنها اکنون بر این باورند که شما از قبل برنامه‌ای دارید که سعی در اجرای آن دارید.

در چند جلسه اول، ذکر نیاز تجاری و همچنین نحوه کشف آن مهم است. به عنوان مثال، آیا در طی یک بررسی سالانه پیدا شد یا چیزی است که هنگام پیگیری فرآیند کسب و کار مشاهده کردید.

مرحله 2: ذینفعان خود را بشناسید

هنگامی که مدیریت متقاعد شد، نیاز وجود دارد و باید فوراً اقدام شود، فرآیند مدیریت تغییر آغاز می شود. سازمان‌ها کنترل‌ها و تعادل‌هایی ایجاد کرده‌اند تا اطمینان حاصل کنند که تصمیم‌ها توسط یک فرد به تنهایی اتخاذ نمی‌شود. از این رو، این احتمال وجود دارد که چندین نفر نیازهای تجاری و پیشنهادات شما را در سازمان بررسی کنند.

برای ارائه موثر مورد کسب و کار خود، شناخت ذینفعان مهم است. معمولاً این شامل رئیس شما، رئیس رئیس شما و همچنین رهبران ارشد در سازمان می شود. هنگامی که می دانید مخاطبان شما چه کسانی هستند، می توانید ارائه و پیام خود را مطابق با آن تنظیم کنید.

مرحله سوم: با ذینفعان شروع کنید

قدم بعدی این است که اطمینان حاصل کنید که ایده شما به نوعی در سازمان حرکت می کند. اگر باید ارائه ای به ذینفعان ارائه شود، ضروری است که افراد دیگری در سازمان وجود داشته باشند که از ایده شما حمایت می کنند.

بهترین راه برای به دست آوردن شتاب این است که درک کنید ذینفعان چه کسانی هستند و سپس آنها را وارد کنید. برای مثال، اگر تیم فناوری اطلاعات را وادار می‌کنید تا یک گزارش جدید برای اهداف مالی ایجاد کند، باید افرادی را که به‌صورت دستی گزارش را ایجاد می‌کنند، در اختیار داشته باشید. باید به آنها توضیح دهید که پس از ایجاد این گزارش، حجم کاری آنها کاهش می یابد. همچنین باید کاربران این گزارش ها را متقاعد کنید که اطلاعات بهتری دریافت خواهند کرد و زمان انتظار طولانی نخواهد بود.

اگر بتوانید ذینفعانی را جذب کنید، شانس پذیرش پرونده تجاری شما به میزان قابل توجهی افزایش می یابد.

مرحله چهارم: جذب کارشناسان

قدم بعدی جذب کارشناسان است. هر سازمانی دارای کارشناسان موضوعی برای فرآیندهای مختلف است. این احتمال وجود دارد که سالمندان درگیر در پروژه شما را با SME در مورد شما معرفی کنند. این فردی است که مدیریت به او اعتماد دارد و به او اعتقاد دارد. این شخص روند را از درون می داند. آنها ممکن است بتوانند در مورد برخی از سناریوها به شما بگویند که ممکن است فکرش را نکرده باشید. مهم است که یک مکالمه دو طرفه داشته باشید و ایده خود را کمی مطابق میل آنها تغییر دهید. کلمه SME در مقابل مدیریت اهمیت دارد. از این رو، اگر برخی از ورودی های آنها نیز در نظر گرفته شود، ممکن است احساس کنند شخصاً در پروژه سرمایه گذاری کرده اند. این به شما کمک می کند یک توصیه خوب دریافت کنید و به طور قابل توجهی مورد تجاری خود را تقویت کنید.

مرحله پنجم: جایگزین ایجاد کنید

مرحله بعدی کار با SME و ایجاد دو یا سه راه حل جایگزین است. مدیریت ارشد به ندرت معتقد است که تنها یک راه برای انجام یک کار وجود دارد. آنها می خواهند اطمینان حاصل کنند که تیم در مورد احتمالات مختلف فکر کرده و بهترین جایگزین را ارائه کرده است. جزئیات فنی ممکن است در اینجا اهمیت چندانی نداشته باشد. از آنجایی که مدیریت ارشد مخاطب مورد نظر برای این کار است، ضروری است که برخی از اعداد را خرد کرده و برخی از محاسبات را در اینجا نشان دهیم. مدیریت از این اعداد استفاده می کند تا آنچه را که فکر می کند بهترین جایگزین است، به صفر برساند.

گام شماره 6 تناسب فرهنگی

در نهایت، ضروری است که اطمینان حاصل شود که جایگزین انتخاب شده با فرهنگ سازمان مطابقت دارد. حتی اگر از نظر تئوری بهترین جایگزین موجود باشد، بسیاری از اوقات به دلیل تفاوت‌های فرهنگی، اجرا با شکست مواجه می‌شود.