مدیریت زمان – معنا و اهمیت آن

به درستی گفته می‌شود: «زمان و جزر و مد منتظر هیچ‌کدام نیستند». یک فرد باید ارزش زمان را برای موفقیت در تمام جنبه های زندگی درک کند. افرادی که زمان را تلف می کنند کسانی هستند که در ایجاد هویت خود ناکام هستند.

مدیریت زمان چیست؟

  • مدیریت زمان به مدیریت موثر زمان اشاره دارد تا زمان مناسب به فعالیت مناسب اختصاص داده شود.
  • مدیریت زمان موثر به افراد این امکان را می‌دهد که بر اساس اهمیت فعالیت‌ها، بازه‌های زمانی خاصی را به آن‌ها اختصاص دهند.
  • مدیریت زمان به استفاده بهینه از زمان اشاره دارد زیرا زمان همیشه محدود است.

از خود بپرسید کدام فعالیت مهمتر است و چه مقدار زمان باید به آن اختصاص داده شود؟ بدانید کدام کار باید زودتر انجام شود و کدام کار کمی دیرتر انجام شود.

مدیریت زمان نه تنها در سازمان ها بلکه در زندگی شخصی ما نیز نقش بسیار مهمی دارد.

مدیریت زمان شامل:

  1. برنامه ریزی موثر
  2. تعیین اهداف و مقاصد
  3. تعیین ضرب الاجل
  4. تفویض مسئولیت ها
  5. اولویت بندی فعالیت ها بر اساس اهمیت آنها
  6. صرف زمان مناسب برای فعالیت مناسب
  • برنامه ریزی موثر

    روز خود را از قبل به خوبی برنامه ریزی کنید. یک فهرست کار یا «برنامه وظایف» آماده کنید. فعالیت‌های مهمی را که باید در یک روز انجام شوند، در مقابل زمانی که باید به هر فعالیت اختصاص داده شود، یادداشت کنید. کارهایی که اولویت بالایی دارند باید در صدر قرار گیرند و به دنبال آن کارهایی که در حال حاضر به اهمیت زیادی از شما نیاز ندارند. وظایف معلق را یکی یکی کامل کنید. کار تازه ای را شروع نکنید مگر اینکه کار قبلی خود را تمام کرده باشید. مواردی را که قبلاً تکمیل کرده اید علامت بزنید. اطمینان حاصل کنید که وظایف را در بازه زمانی تعیین شده به پایان می رسانید.

  • تعیین اهداف و مقاصد

    کار بدون اهداف و اهداف در یک سازمان مشابه وضعیتی است که کاپیتان کشتی راه خود را در دریا گم می کند. بله، شما گم خواهید شد. اهدافی را برای خود تعیین کنید و مطمئن شوید که اهداف واقعی و قابل دستیابی هستند.

  • تعیین ضرب الاجل

    برای خود ضرب الاجل تعیین کنید و سخت تلاش کنید تا وظایف را زودتر از موعد مقرر انجام دهید. منتظر نباشید که مافوق شما هر بار از شما بپرسد. یاد بگیرید که مالکیت کار را به دست بگیرید. یکی از افرادی که به بهترین نحو می تواند ضرب الاجل ها را تعیین کند، خودتان هستید. از خود بپرسید که چقدر زمان باید به یک کار خاص و چند روز اختصاص دهید. از یک برنامه ریز برای علامت گذاری تاریخ های مهم در مقابل مهلت های تعیین شده استفاده کنید.

  • تفویض مسئولیت ها

    یاد بگیرید که در محل کار “نه” بگویید. همه چیز را به تنهایی انجام ندهید. افراد دیگری نیز هستند. نباید چیزی را که می داند برایش سخت است قبول کند. نقش ها و مسئولیت ها باید بر اساس علاقه و تخصص کارکنان به آنها تفویض شود تا بتوانند وظایف خود را در مهلت مقرر به پایان برسانند. فردی که در مورد چیزی آگاهی ندارد به زمان بیشتری نیاز دارد تا کسی که کار را خوب بلد باشد.

  • اولویت بندی وظایف

    وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت آنها اولویت بندی کنید. تفاوت بین کار مهم و فوری را بدانید. مشخص کنید کدام کارها باید در یک روز انجام شوند، همه آنها باید ظرف یک ماه انجام شوند و غیره. کارهایی که از همه مهمتر هستند باید زودتر انجام شوند.

  • صرف زمان مناسب برای فعالیت مناسب

    عادت انجام کار درست در زمان مناسب را در خود ایجاد کنید. کاری که در زمان نامناسب انجام می شود فایده چندانی ندارد. یک روز کامل را برای کاری که در یک ساعت یا بیشتر انجام می شود تلف نکنید. همچنین مدتی را برای تماس های شخصی خود یا بررسی به روز رسانی ها در فیس بوک یا توییتر اختصاص دهید. بالاخره انسان یک ماشین نیست.

برای مدیریت موثر زمان باید موارد زیر باشد:

سازماندهی شده – از نگهداری پشته های فایل و انبوه کاغذ در ایستگاه کاری خود اجتناب کنید. آنچه را که به آن نیاز ندارید را بریزید. اسناد مهم را در پوشه ها قرار دهید. فایل ها را با برچسب هایی در بالای هر فایل در کشوهای مربوطه نگه دارید. این باعث صرفه جویی در زمان می شود که به جستجوی غیر ضروری ادامه می دهد.

از زمان سوء استفاده نکنید – با پرسه زدن یا غیبت کردن زمان را نکشید. روی کار خود تمرکز کنید و تکالیف را به موقع تمام کنید. به یاد داشته باشید که سازمان شما برای انجام بازی در رایانه یا نگاه کردن به اتاقک دیگران به شما پولی نمی دهد. ابتدا کار خود را کامل کنید و سپس هر کاری که دوست دارید انجام دهید. تا آخرین لحظه منتظر نباش

تمرکز داشته باشید – برای مدیریت زمان موثر باید تمرکز داشته باشید.

عادت استفاده از برنامه ریزان، سازمان دهندگان، تقویم های بالای جدول را برای مدیریت بهتر زمان ایجاد کنید. یادآوری ها را روی تلفن ها یا رایانه های شخصی خود تنظیم کنید.

بدون نظر

پاسخ دهید