ایده اصلی تهیه، محتوا و ارائه ارائه

مایکل به عنوان مدیر تبلیغات برند با یک شرکت معتبر کار می کرد. او خیلی خوب کار می کرد و نور چشم رئیسش بود. یک روز او باید در مورد دستاوردها و کمک های خود به سازمان در چند ماه گذشته سخنرانی می کرد و همچنین برنامه های آینده خود را در حضور هیئت مدیره سازمان درج می کرد. مایکل تنش داشت زیرا در ارائه سخنرانی چندان خوب نبود. حرفه ای ها معمولاً برای به اشتراک گذاشتن مسئولیت ها، دستاوردها یا هر اطلاعات مهم دیگری با مخاطبان وسیع تری به ارائه ها متکی هستند. از طریق ارائه ها، یک فرد می تواند در واقع همه گزارش ها، داده های مهم خود را جمع آوری و خلاصه کند و به طور مؤثر با گیرندگان مورد نظر ارتباط برقرار کند .

ارائه به طور ایده آل در پاورپوینت مایکروسافت آفیس با کمک اسلایدها ساخته می شود. تعداد اسلایدهایی که در ارائه استفاده می شود با محتوای ارائه ارتباط مستقیم دارد. در حالت ایده آل تعداد اسلایدها باید بین ده تا پانزده عدد باشد. طراحی اسلاید، سبک فونت، رنگ پس زمینه همه به سلیقه و انتخاب فرد بستگی دارد. همیشه توصیه می شود که اسلایدها را برای ارائه های شرکتی ساده نگه دارید.

چگونه یک ارائه تهیه کنیم؟

هر زمان که موضوعی تعیین می شود، اولین و مهمترین وظیفه ای که یک فرد باید انجام دهد این است که تمام نکاتی را که می خواهد در ارائه پوشش دهد، یادداشت کند. همیشه ابتدا کاملاً روشن باشید که چه چیزهایی را می خواهید در ارائه خود بگنجانید و چه چیزهایی را می توان نادیده گرفت. از فونت‌های شیک و انگلیسی گلدار خودداری کنید زیرا غیرحرفه‌ای تلقی می‌شوند، در عوض از نقاط گلوله استفاده کنید. محدودیت زمانی که برای ارائه به شما اختصاص داده شده را در نظر داشته باشید و سعی کنید ارائه خود را در مدت زمان محدودی که به شما اختصاص داده شده است، به پایان برسانید.

به یاد داشته باشید که یک ارائه می تواند وجهه شما و سازمان شما را ایجاد کند یا خراب کند. ارائه در واقع آینه ای از عملکرد و دستاوردهای یک فرد یا یک سازمان و آنچه که او قصد انجام آن را دارد می باشد. یک ارائه بد و بی اثر می تواند وجهه سازمان شما را کاملاً مخدوش کند. شما باید تک تک نکات را پوشش دهید و فقط نمی توانید یک نقطه را از دست بدهید زیرا ممکن است منجر به ارائه بی اثر شود. در مورد محتوای ارائه خود بسیار مراقب باشید . کلمات را با دقت انتخاب کنید، از جملات کوتاه استفاده کنید و تا جایی که می توانید اطلاعات را پوشش دهید. محتوای خود را با نمودارها، نمودارها، نمودارها، جداول یا نمایش های تصویری پشتیبانی کنید تا ارائه خود توضیحی باشد. سعی کنید مثال هایی از موقعیت های واقعی زندگی را برای درک بهتر درج کنید.

اسلایدهای زیادی اضافه نکنید یا مطالب را تکرار نکنید و ارائه را خیلی طولانی نکنید. یک ارائه طولانی لزوما ارائه موثری نیست. ارائه شما نباید از محدودیت زمانی که به شما اختصاص داده شده تجاوز کند زیرا منجر به کسالت می شود.

همیشه ارائه خود را با یک اسلاید شامل عنوان موضوعی که به شما اختصاص داده شده، نام خود و همچنین نام سازمانتان شروع کنید. ارائه باید با یک اسلاید “متشکرم” به پایان برسد تا از مخاطبان شما به خاطر صبور بودن کافی برای گوش دادن به شما تا پایان تشکر کند. همچنین ارائه را خیلی پیچیده نکنید وگرنه ممکن است مخاطب آنچه را که قصد بیان آن را دارید درک نکند. آن را ساده و واضح نگه دارید و در حین آماده سازی ارائه خود، مخاطبان خود را در ذهن داشته باشید. پیشینه آموزشی، فرهنگی و همچنین فرآیند فکری آنها را برای طراحی ارائه خود درک کنید. برای ارائه مؤثر، نکات مهم را در اسلایدها برجسته کنید.

تمام نکات فوق به شما در تهیه یک ارائه کمک می کند، اما ارائه موثر نخواهد بود مگر اینکه و تا زمانی که آن را به طور موثر ارائه نکنید.

ارائه یک ارائه

همیشه سخنرانی خود را با یک لبخند گرم شروع کنید. در واقع کار می کند! با مخاطبان خود به خوبی احوالپرسی کنید تا فضایی دوستانه ایجاد کنید. این حرکات کمک زیادی به شکستن یخ می کند. ارائه خود را با معرفی خود و همچنین سازمانتان شروع کنید. به یاد داشته باشید که این فقط یک مقدمه نیست، بلکه در واقع یک تریلر از ارائه کامل شما است. برداشت اول، آخرین برداشت است و پنج دقیقه مقدمه باید بسیار موثر و قدرتمند باشد تا علاقه مخاطب را جلب کند تا تا انتها همراه شما باشد. مقدمه خود را به خوبی آماده کنید و یک یا دو بار قبل از ضربه نهایی آن را تمرین کنید .

یکی یکی به سراغ اسلایدها بیایید و آنها را با اطمینان و قانع کننده توضیح دهید. برای اتمام ارائه خود عجله نکنید. نمونه هایی از تجربیات شخصی خود را وارد کنید زیرا به شنوندگان کمک می کند تا خود را با ارائه مرتبط کنند . در هیچ نقطه ای از ارائه احساس عصبی نکنید وگرنه شنوندگان نیز علاقه خود را از دست خواهند داد. خواندن ارائه کاملاً اشکالی ندارد اما فراموش نکنید که با مخاطبان خود تماس چشمی برقرار کنید. تماس چشمی جادو را ایجاد می کند و شنوندگان شروع به باور شما می کنند. بعد از هر اسلاید مکث کنید و از شنوندگان سوال بپرسید. سؤالات بیشتر نشان‌دهنده توجه جمعیت است. هرگز چیزی را که خودتان نمی دانید وارد نکنید. اگر به شنوندگان خود پاسخ ندهید واقعاً خجالت آور می شود.آرام، خونسرد و راحت بمانید. نیازی به وحشت نیست زیرا کسی شما را گاز نخواهد گرفت.

صدایی را حفظ کنید که برای یک نفر و همه حتی برای افرادی که در ردیف های آخر نشسته اند قابل شنیدن باشد. همچنین قبل از ارائه با مهندس IT یا بخش مربوطه مشورت کنید تا از عملکرد صحیح سیستم (دسکتاپ یا لپ تاپ) و همچنین میکروفون اطمینان حاصل کنید. کیفیت مایک باید خوب باشد در غیر این صورت صدای شما در این بین ترک می خورد و نمی تواند جلوه دلخواه را ایجاد کند. مراقب حرکات دست، وضعیت بدن، حالات چهره خود باشید تا ارائه خود را تعاملی کنید.

اگر کسی توانایی ارائه ارائه را به شیوه ای موثر و چشمگیر داشته باشد، در واقع می تواند با تمام اعتبار کنار رود. ارائه هیچ علم موشکی نیست، فقط باید در مورد محتوا، الگوی طراحی اسلایدها کاملاً واضح باشید و در حین ارائه آن بهترین عملکرد را داشته باشید. آن را به خوبی جلوی آینه تمرین کنید و منتقد خود باشید. هدف از ارائه، نیاز ارائه و اینکه چگونه می تواند برای شما و سازمان شما مفید باشد را درک کنید. برای ارائه یک ارائه موثر و جلب تشویق مخاطبان، رویکرد مثبتی را در پیش بگیرید و به خود ایمان داشته باشید.

بدون نظر

پاسخ دهید