استراتژی ارتباط موثر در محل کار

به خوبی ثابت شده است که افراد با مهارت های ارتباطی قوی در محل کار عملکرد بهتری دارند، در درجه اول به این دلیل که می توانند به طور موثر افراد را مدیریت کنند، خواه مشتری، همکاران یا رئیس. با این حال، مانند هر مهارت دیگری، مهارت ارتباطی را می توان تقویت و توسعه داد. مدیرانی که برای توسعه این مهارت در تیم خود وقت صرف می‌کنند، از راه‌های مختلفی از مزایای آن بهره می‌برند. همچنین بررسی این مهارت با توجه به تغییرات ناشی از بیماری همه گیر و نحوه تأثیر آن بر تنظیمات کار مهم است.

بنابراین، چه چیزی یک استراتژی ارتباطی موثر در محل کار را تشکیل می دهد؟

قبل از انجام هر یک از اقدامات واقعی، یک استراتژی ارتباطی مؤثر باید زمان قابل توجهی را برای شناسایی اهداف، ابزار و نتیجه مطلوب هر ابتکار ارتباطی صرف کند. مرتب کردن این بخش از بسیاری از سوء تفاهم ها و عدم ارتباط در مراحل بعدی جلوگیری می کند.

مهارت های گوش دادن: یک نکته مهم که اغلب دست کم گرفته می شود، قدرت گوش دادن در استراتژی ارتباط موثر است. گوش دادن با دقت نه تنها منجر به درک بهتر موقعیت می شود، بلکه به دستیابی به راه حل های مرتبط نیز کمک می کند. در یک کنفرانس یا یک جلسه، فردی که با دقت گوش می دهد، کسی است که بعداً ارزش بیشتری به شما می دهد. این مهارت اغلب در قربانگاه سندرم «اول من» قربانی می‌شود تا در تلاش برای ایجاد برتری حرفه‌ای و ارضای منیت‌ها پاسخ داده شود. با این حال، مدیران می‌توانند با الگوبرداری از این مهارت، نیاز به گذراندن چهار مرحله را به وجود آورند:

• گوش کنید
• درک کردن
• تکرار کردن
• تجزیه و تحلیل
• پاسخ دادن

هنگامی که چنین چرخه ای دنبال می شود، پاسخ ها غنی هستند و به بحث اضافه می کنند.

موارد دیگر شامل احترام به فردی که صحبت می کند و رعایت آداب اولیه مانند نگاه نکردن به تلفن یا انجام چند کار است. این در شرایط کاری از راه دور که به دلیل بیماری همه گیر اجباری شده است، مهم است، جایی که اعضای تیم روی میز در یک اتاق کنفرانس نمی نشینند. هنگام شرکت در تماس ها و پیوستن به جلسات تیم از طریق ابزارهای صوتی یا بصری، یک رویکرد نسبتاً منظم مورد نیاز است.

پرسیدن سوالات مناسب کلید اصلی جلسات مجازی است که به نوبه خود مشخص می کند که اعضای تیم درگیر و فعالانه شرکت می کنند. در تنظیمات فیزیکی، رو به رو شدن با گوینده و تکان دادن سر به درستی نشانه گوش دادن فعال است. اهمیت زبان بدن در استراتژی ارتباطی در ادامه مقاله مورد بحث قرار خواهد گرفت.

صحبت کردن: عمدی بود که شنیدن را قبل از صحبت کردن در لیست قرار دهیم، زیرا فقط گوش دادن مؤثر می تواند منجر به صحبت کردن تأثیرگذار شود. بنابراین چه چیزی یک استراتژی سخنرانی موثر را تشکیل می دهد. در یک محیط کاری، دوگانه است. سخنرانی باید واضح، بدون ابهام و بدون ضرب و شتم در اطراف بوش باشد. با این حال، نمی توان این واقعیت را انکار کرد که برای دستیابی به نتایج مطلوب، باید دیپلماتیک، سنجیده و با دقت برنامه ریزی شود. این موضوع در صورت حل تعارض، مذاکره، بازخورد یا شکایات اهمیت بیشتری پیدا می کند. نحوه ساختار کلمات گفتاری می تواند سرنوشت کسب و کارها را تعیین کند زیرا در نهایت با مردم سروکار دارد.

رویکرد مثبت حتی به مکالمات دشوار، راه متعادلی برای پیشروی است. یکی از نکات قابل احترام در روانشناسی این است که آنچه را که فرد فهمیده است تکرار کند و سپس آن را برای گوینده تکرار کند. این امر به شنونده و گوینده کمک می کند تا موضوع مورد نظر را به وضوح درک کنند. در اغلب موارد، در موقعیت‌های درگیری، به طرف آسیب‌دیده کمک می‌کند تا شکایات خود را بدون متهم کردن مطرح کند و به طرف مقابل کمک می‌کند تا به وضوح بفهمد که آن شکایات چیست بدون اینکه آن را به عنوان یک حمله شخصی تلقی کند. همچنین به پایبندی به لحن‌های رسمی و انتخاب کلمات در مکالمات دشوار کمک می‌کند، زیرا حس آراستگی را باز می‌گرداند و مکالمه را برای رسیدن به راه‌حل‌ها ساده‌تر می‌کند تا اینکه به یک جشن سرزنش تبدیل شود.

انتخاب رسانه: انتخاب شیوه ارتباط نیز بخشی جدایی ناپذیر از کل استراتژی است. برای تشدید یک موضوع، اطلاع رسانی خطا، به اشتراک گذاشتن بازخورد یا ارائه یک به روز رسانی حساس به زمان، روش ترجیحی ارتباطی باید چه باشد؟ موفقیت استراتژی ارتباط به شدت به انتخاب عاقلانه رسانه بستگی دارد. در صورت امکان، یک به‌روزرسانی حساس به زمان باید شخصاً به اشتراک گذاشته شود و هنگام کار از راه دور، تماس تلفنی باید بر ایمیل اولویت داشته باشد.

ارتباطات کتبی: حجم عظیمی از کار روی ایمیل‌ها انجام می‌شود و تیم‌ها در پلتفرم‌های چت داخلی با یکدیگر تعامل دارند و برخی حتی از واتس‌اپ یا پاتوق/اسناد Google برای همکاری با یکدیگر استفاده می‌کنند. مهم می شود که قسمت نوشتاری کل بازی تحت کنترل باشد.

• ساده: جملات ساده برای ساختار اطلاعات. 

   

• Accurate: نشان دهنده دقیق اطلاعات است. خواندن با صدای بلند پس از نوشتن به سنجش اینکه آیا آنچه نوشته شده همان چیزی است که در نظر گرفته شده است کمک می کند 

   

• مختصر : مختصر نگه داشتن آن به کاهش سوء تفاهم ها کمک می کند 

زبان بدن:بخش غیرکلامی استراتژی ارتباط به اندازه رویکردهای ذکر شده در بالا اهمیت دارد. در محیط مجازی، زمانی که فرد از نظر روانی حضور ندارد، در طول تماس‌های ویدیویی به تلاش بیشتری نیاز است. عمودی نشستن، حفظ تماس چشمی، تکان دادن سر و مداخله در گفتگو با عبارات مناسب می تواند کمک کننده باشد. با این حال، در یک محیط فیزیکی، زبان بدن بسیار قدرتمندتر می شود. حتی قبل از اینکه کلمه ای گفته شود می تواند لحن جلسه را تنظیم کند. برای رهبران، یادآوری مهمی است که در مورد نشانه های غیرکلامی خود عاقلانه رفتار کنند. به عنوان مثال برای یک جلسه طوفان فکری، خلاص شدن از شر کت کت و شلوار، بالا زدن آستین پیراهن و قدم های پرانرژی به تیم انگیزه بیشتری نسبت به یک سخنرانی طولانی می دهد. به طور مشابه برای یک جلسه بازخورد،

اطلاعات فوق مکان خوبی برای شروع چارچوب‌بندی استراتژی ارتباطی است، با این حال، همه‌گیری چالش‌های متعددی را در مسیر مدیران قرار داده است. به غیر از اشکالات فنی که اغلب تماس‌های کنفرانسی را کاهش می‌دهد و تعداد دیوانه‌وار ایمیل‌هایی که رفت‌وآمد می‌کنند، گم شدن اطلاعات بعید نیست. اولویت بندی مسائل نیز می تواند یک چالش باشد. تیم ها زمانی که در میانه کار روزمره با مشکل جدیدی مواجه می شوند باید به یک راه رو به جلو برسند.

یکی دیگر از محدودیت‌هایی که تیم‌ها می‌توانند با آن مواجه شوند، در دسترس بودن اعضای کلیدی در زمان‌های خاصی است که اطلاعات نیاز به انتقال دارد.

کار از راه دور اغلب می تواند چالش های پیش بینی نشده ای ایجاد کند، داشتن یک استراتژی ارتباطی قوی و یک پروتکل در محل می تواند به روان شدن کار روزمره کمک کند .