ویژگی ها و قابلیت های عوامل تغییر موفق

عوامل تغییر به عنوان قهرمان یا تغییر کاتالیزور عمل می کنند. عوامل تغییر ممکن است نقش مشاوری را ایفا کنند که به مشتری در شناسایی راهبردی و اجرای راه حل هایی برای غلبه بر مشکلات سازمانی کمک می کند . آنها نقش یک تسهیل کننده را بازی می کنند و مشتری را در مورد مهارت های جدید، تغییر در فرآیندها، چشم انداز، ماموریت و فلسفه سازمانی آموزش می دهند. برای انجام کارآمد چنین نقش‌های متنوع و ایجاد مکانیسم‌های تسهیل‌کننده، عوامل تغییر باید دارای ویژگی‌های خاصی باشند که آنها را از دیگران متمایز کند. به عقیده موریس و شاسکین، عوامل تغییر باید «برون‌گرا باشند، باید مهارت‌های بین فردی مؤثری داشته باشند، باید خلاق و ریسک‌پذیر باشند و باید در سازماندهی فعالیت‌های مختلف بر اساس نیازها خوب باشند».

Havelock و Shaskin برخی از ویژگی‌های مهم عوامل تغییر و همچنین سازمان‌هایی را که با علامت اختصاری HELP Scores نشان داده‌اند، شناسایی کردند. شرح دقیق این ویژگی ها در زیر آورده شده است:

1. هموفیلی: این به میزان نزدیکی بین مشتری و همچنین عامل تغییر دلالت دارد. اگر میزان نزدیکی بین آنها بیشتر باشد، انتظار می رود که تغییر به نتایج موفقیت آمیزی دست یابد. 

    

2. همدلی: عامل تغییر باید همدل باشد و بتواند احساسات و افکار طرف مقابل را درک کند. این درک باعث تقویت مشتری و تغییر رابطه با نماینده می شود. ارتباطات را بهبود می بخشد که به نوبه خود تأثیر مطلوبی بر تغییر خواهد داشت. 

    

3. پیوند: پیوند به معنای وسعت رابطه مشارکتی است که بین مشتری و عامل تغییر وجود دارد. هر چه پیوند قوی‌تر باشد، احتمال دستیابی به موفقیت از اجرای تغییر بیشتر است. 

    

4. نزدیکی: مشتری، و همچنین عامل تغییر، باید به راحتی در دسترس یکدیگر باشند، زیرا هرچه دسترسی بیشتر باشد، پیوند یا رابطه بین این دو قوی تر خواهد بود. 

    

5. ساختاربندی: این شامل برنامه ریزی موثر و گام به گام فعالیت های مختلف مرتبط با اجرای تغییر است. برنامه ریزی موثر امکان دستیابی به موفقیت در اجرای فرآیند تغییر را به حداکثر می رساند. 

    

6. ظرفیت: این عامل با توانایی سازمان در تامین منابع مورد نیاز که اساسا برای اجرای موفقیت آمیز مداخلات OD و تغییر مورد نیاز است، مرتبط است. 

    

7. باز بودن: به توانایی عامل تغییر و همچنین مدیریت در تسهیل محیط باز برای ایجاد مکانیسم های تسهیل کننده و پرورش احترام متقابل، اعتماد و حساسیت نسبت به احساسات دیگران اشاره دارد. هر چه میزان باز بودن بیشتر باشد، امکان دستیابی به نتایج موفقیت‌آمیز از اجرای تغییر بیشتر خواهد بود. 

    

8. پاداش: هر ابتکار تغییری باید این پتانسیل را داشته باشد که هم در کوتاه مدت و هم در بلندمدت به نفع ذینفعان باشد. هر چه پتانسیل دریافت پاداش بیشتر باشد، تعهد مورد انتظار شرکت کنندگان در اجرای تغییر مورد نیاز بیشتر خواهد بود. 

    

9. انرژی: انرژی به معنای میزان تلاشی است که برای تحقق بخشیدن به تغییر انجام می شود. انرژی هم شامل انرژی ذهنی و هم انرژی فیزیکی است که به شیوه ای متمرکز برای دستیابی به هم افزایی در نتایج هدایت می شود. 

    

10. هم افزایی: منظور ما از هم افزایی مجموع دو یا بیشتر از اجزا است. هم افزایی در نتایج زمانی اتفاق می افتد که همه عوامل ذکر شده در بالا با مجموعه مناسبی از افراد، منابع و فعالیت ها ترکیب شوند. 

چه عوامل تغییر قادر به تغییر هستند

عوامل تغییر قادرند تغییرات را به طور گسترده در چهار زمینه اعمال کنند: ساختار، تنظیمات فیزیکی، فناوری و افراد. تغییرات ساختاری همه چیز در مورد ایجاد تغییرات در ساختار سازمانی، اختیارات و چارچوب سلسله مراتبی، طراحی مجدد شغل و سایر متغیرهای ساختاری است. تغییر در فناوری به معنای تغییر در تکنیک ها، روش ها، فرآیندها یا بهترین شیوه ها یا خود روش کار است. تغییر در تنظیمات فیزیکی شامل تغییر در چیدمان و همچنین ترتیبات فضایی است. عوامل تغییر همچنین تغییر در نگرش ها، مهارت ها، رفتار و همچنین ادراک افراد را تسهیل می کنند.

• تغییرات ساختاری: عوامل تغییر مسئولیت ایجاد تغییرات در ساختار سازمانی را بر اساس شرایط در حال تغییر یا به دلیل فشار فزاینده نیروهای رقابتی یا محیطی بر عهده دارند. ساختارهای سازمانی به طور ملموس طراحی نشده اند و بر اساس نیازهای در حال تغییر مدام در حال تغییر یا تغییر هستند. 

  یک عامل تغییر ممکن است یک یا سایر عناصر طراحی سازمانی را تغییر دهد. به عنوان مثال در یک سازمان مسطح تر، ساختار سازمانی می تواند کمتر بوروکراتیک شود، نقش های مختلف بخش که به هم مرتبط هستند را می توان ترکیب کرد، لایه بندی عمودی را می توان حذف کرد و به همان اندازه دامنه کنترل را می توان گسترش داد. قوانین و مقررات اضافی را می توان برای استانداردسازی حوزه های کلیدی عملکرد اجرا کرد. عامل تغییر ممکن است عدم تمرکز را معرفی کند، می تواند تیم های پروژه یا طراحی ماتریسی را برای کار بر روی پروژه های تخصصی ایجاد کند. عوامل تغییر پس از ارزیابی شرایط کار؛ می‌تواند در طراحی مجدد شغل یا برنامه‌های کاری، برنامه‌های کاری انعطاف‌پذیر، غنی‌سازی شغل نقش داشته باشد، ممکن است ساختار پاداش را تغییر دهد و ممکن است پاداش‌های مربوط به عملکرد یا اشتراک سود را معرفی کند.

   

• تغییرات تکنولوژیکی: تغییرات تکنولوژیکی با معرفی تکنیک های جدید کار، روش ها، انواع جدید تجهیزات، کامپیوتری یا اتوماسیون سیستم های عملکردی کلیدی یک سازمان سروکار دارد. 

  با افزایش روزافزون رقابت و نیاز روزافزون به نوآوری برای حفظ برتری رهبری در میان رقبا، عوامل تغییر به معرفی تغییرات تکنولوژیک متوسل می شوند. به عنوان مثال، اگر سازمان‌های تولیدی را تحلیل کنیم، نوسازی و بهترین روش‌ها در تولید تنها برای کاهش هزینه‌های تولید معرفی می‌شوند.

   

• تغییرات در تنظیمات فیزیکی: تغییرات در چیدمان یا تنظیمات فیزیکی در شبانه یا تصادفی تصمیم گیری نمی شود. بر اساس خواسته های کار، الزامات تعامل رسمی و همچنین نیاز به اجتماعی شدن، تصمیمات مربوط به طراحی داخلی، برنامه ریزی فضا و … بر این اساس نهایی می شود. 

   

• تغییرات مرتبط با افراد: عوامل تغییر نقش مهمی در تسهیل افراد و همچنین گروه های درون سازمان ایفا می کنند تا بتوانند به طور مشترک کار کنند. عوامل تغییر نگرش ها، رفتار یا طرز فکر افراد را با استفاده از مداخلات OD بر اساس الزامات شرایط تغییر می دهند.