گزارش نویسی موثر

گزارش نویسی چیست؟

 

گزارش را می توان به عنوان گواهی یا گزارشی از برخی اتفاقات تعریف کرد. صرفاً مبتنی بر مشاهده و تحلیل است. یک گزارش توضیحی در مورد هر شرایطی می دهد. در دنیای شرکت های بزرگ امروزی، گزارش ها نقش مهمی دارند. آنها یک پایگاه قوی برای برنامه ریزی و کنترل در یک سازمان هستند، یعنی گزارش ها اطلاعاتی را ارائه می دهند که می تواند توسط تیم مدیریت یک سازمان برای برنامه ریزی و حل مسائل پیچیده در سازمان استفاده شود.

یک گزارش یک مشکل خاص را به تفصیل مورد بحث قرار می دهد. این اطلاعات قابل اعتماد و قابل اعتمادی را در کانون توجه مدیران ارشد یک سازمان قرار می دهد. از این رو، بر اساس چنین اطلاعاتی، مدیریت می تواند تصمیمات قوی اتخاذ کند. گزارش برای قضاوت عملکرد بخش های مختلف در یک سازمان مورد نیاز است.

با طی مراحل زیر می توان یک گزارش موثر نوشت:

  1. هدف گزارش را تعیین کنید، یعنی مشکل را شناسایی کنید.
  2. مطالب مورد نیاز (حقایق) را برای گزارش جمع آوری کنید.
  3. حقایق جمع آوری شده را مطالعه و بررسی کنید.
  4. حقایق را برای گزارش برنامه ریزی کنید.
  5. یک طرح کلی برای گزارش تهیه کنید، یعنی پیش نویس گزارش را تهیه کنید.
  6. گزارش پیش نویس را ویرایش کنید.
  7. پیش نویس گزارش را بین تیم مشاوره توزیع کنید و از آنها بازخورد و توصیه بخواهید.

ملزومات نوشتن گزارش خوب/موثر به شرح زیر است:

  1. هدف خود را بشناسید، یعنی متمرکز باشید.
  2. مخاطب خاص را تجزیه و تحلیل کنید، به عنوان مثال، تحلیلی از مخاطب هدف، هدفی که مخاطب به آن گزارش نیاز دارد، نوع داده ای که مخاطب در گزارش به دنبال آن است، پیامدهای خواندن گزارش و غیره انجام دهید.
  3. طول گزارش را تعیین کنید
  4. اطلاعات صحیح و واقعی را در یک گزارش افشا کنید.
  5. همه طرف های مشکل را منطقی و بی طرفانه بحث کنید. تمام حقایق مرتبط را در یک گزارش درج کنید.
  6. بر ساختار و موضوع گزارش تمرکز کنید. شیوه گزارش نویسی را از قبل تعیین کنید. از ساختار واضح جملات استفاده کنید.
  7. گزارش باید به طور منظم ارائه شود و باید به دقت مستند شود.
  8. پیام اصلی را در یک گزارش برجسته و خلاصه کنید.
  9. بازخورد منتقدان را در مورد گزارش تشویق کنید. بازخورد، اگر منفی باشد، اگر به درستی با دلایلی توسط منتقدان پشتیبانی شود، ممکن است مفید باشد. گزارش را می توان بر اساس چنین بازخوردی اصلاح کرد.
  10. از نمودارها، نمودارهای دایره ای و غیره برای نشان دادن رکوردهای داده های عددی در طول سال ها استفاده کنید.
  11. در مورد حواشی یک گزارش تصمیم بگیرید. در حالت ایده‌آل، حاشیه‌های بالا و کناری باید یکسان باشند (حداقل 1 اینچ عرض)، اما حاشیه‌های پایین/پایین می‌تواند یک و نیم برابر بیشتر از بقیه باشد.
  12. سعی کنید با ایجاد پاراگراف‌های مناسب، عناوین پررنگ برای هر پاراگراف، استفاده از گلوله‌ها در هر جا که لازم است و غیره، علاقه خواننده را ایجاد کنید.

بدون نظر

پاسخ دهید