ارتباطات مدیریتی – معنا و مفاهیم مهم

چرا افراد نیاز به ارتباط با یکدیگر دارند؟

اطلاعات اگر به اشتراک گذاشته نشود فایده ای ندارد. ارتباطات نقشی اساسی در به اشتراک گذاری اطلاعات ایفا می کند. افرادی که در یک سازمان با هم کار می کنند باید با یکدیگر صحبت کنند تا خود را در جریان آخرین تحولات سازمان قرار دهند.

عملاً امکان ندارد که فردی هر کاری را به تنهایی انجام دهد. او به رسانه ای نیاز دارد که به او کمک کند در مورد ایده های مختلف بحث کند و مزایا و معایب استراتژی های پیشنهادی را با افراد اطراف ارزیابی کند. در اینجا نقش ارتباطات مطرح می شود.

ارتباطات مدیریتی چیست؟

ارتباطات مدیریتی عملکردی است که به مدیران کمک می کند تا با یکدیگر و همچنین با کارکنان درون سازمان ارتباط برقرار کنند .

ارتباط در انتقال اطلاعات از یک طرف که فرستنده را به طرف دیگر به نام گیرنده نیز می نامند کمک می کند.

ارتباطات مدیریتی به جریان روان اطلاعات در میان مدیرانی که برای رسیدن به یک هدف مشترک کار می کنند کمک می کند . پیام باید در ارتباط موثر واضح و به خوبی درک شود.

اعضای تیم باید بدانند که مدیر یا رهبر تیم آنها قصد دارد با چه چیزی ارتباط برقرار کند.

ارتباطات مدیریتی مؤثر، اطلاعات را قادر می سازد تا به شکل دلخواه خود در بین مدیران، رهبران تیم و تیم مربوطه آنها جریان یابد.

ارتباطات مدیریتی بر دو نوع زیر است:

• ارتباطات بین فردی – ارتباطات بین فردی به طور کلی بین دو یا چند نفر در محل کار انجام می شود. 

   

• ارتباطات سازمانی – ارتباطاتی که در تمام سطوح سازمان صورت می گیرد به ارتباطات سازمانی اشاره دارد. 

راههای ارتباط مدیریتی

مدیر موفق کسی است که با زیردستان خود ارتباط موثر برقرار کند. برای مدیران بسیار ضروری است که نظرات خود را به وضوح بیان کنند تا اعضای تیم درک کنند که دقیقاً چه چیزی از آنها انتظار می رود.

معمولاً دو راه برای ارتباط مدیران بین خود و زیردستان وجود دارد:

1. ارتباط کلامی 

   ارتباطی که به کمک کلمات انجام می شود، ارتباط کلامی نامیده می شود. هیچ سوابق کتبی در ارتباط کلامی موجود نیست.

   در ارتباطات کلامی افراد باید بسیار مراقب گفتار خود باشند. اینکه آنها چه صحبت می کنند و چگونه صحبت می کنند بسیار مهم است. مدیران باید کلمات مناسب را برای خطاب به اعضای تیم خود انتخاب کنند. مطمئن شوید که اعضای تیم خود را گیج نمی کنید.

   هنگام تعامل با کارمندان در محل کار، شخص باید با صدای بلند و واضح باشد. بسیار واضح و دقیق باشید.

    

2. ارتباط نوشتاری 

   همچنین ارتباط از طریق ایمیل، نامه، دفترچه راهنما، اطلاعیه و غیره انجام می شود. این نوع ارتباط که در آن سوابق مکتوب در دسترس است اغلب ارتباط نوشتاری نامیده می شود.

   مدیران باید شیوه برقراری ارتباط از طریق ایمیل با جوانان خود را تلقین کنند زیرا یکی از قابل اعتمادترین روش های ارتباطی است. تسلط مدیران بر هنر نوشتن ایمیل ضروری است. از استفاده از حروف بزرگ، رنگ های روشن، سبک فونت های طراح در نامه های رسمی خودداری کنید. مطمئن شوید که امضاهایتان درست است.

زبان بدن

مدیران همچنین باید مراقب زبان بدن، حالات چهره، ژست های خود برای برقراری ارتباط موثر باشند.

مدیری که همیشه اخم در چهره دارد عموماً مورد پسند و احترام مردم نیست. رئیس بودن به این معنی نیست که باید سر مردم فریاد بزنید. با اعضای تیم خود صمیمی و صمیمی باشید.

ارتباط سازمانی

ارتباطات سازمانی بر دو نوع زیر است:

1. ارتباطات رسمی 

   ارتباطی که از سلسله مراتب در محل کار پیروی می کند، ارتباطات رسمی نامیده می شود. کارمندان به طور رسمی با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند تا کار را در بازه زمانی مورد نظر انجام دهند.

    

2. ارتباطات غیر رسمی 

   کارمندان نیز فقط برای اینکه بدانند در اطراف چه اتفاقی می افتد با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند. این نوع ارتباط را ارتباطات غیررسمی می نامند و ربطی به تعیین افراد، سطح سلسله مراتب و … ندارد.

جهت جریان ارتباطات

1. ارتباط صعودی 

   جریان اطلاعات از کارکنان به مدیران، ارتباط رو به بالا نامیده می شود. ارتباطات صعودی زمانی صورت می‌گیرد که کارکنان نظرات خود را در مورد ماهیت کار، مسئولیت‌های شغلی و در کل احساسشان نسبت به سازمان با مدیرانشان در میان بگذارند.

    

2. ارتباط رو به پایین 

   ارتباطات رو به پایین زمانی صورت می گیرد که اطلاعات از مدیران به زیردستان سرازیر شود.

   مدیران اغلب به زیردستان دستور می دهند و دستور می دهند که چه کاری انجام دهند و چگونه وظایف مختلف را انجام دهند. به این نوع ارتباط، ارتباط رو به پایین گفته می شود.