فرآیند سازماندهی در صورتی می تواند به نحو احسن انجام شود که مدیران رهنمودهای خاصی داشته باشند تا بتوانند تصمیم بگیرند و بتوانند عمل کنند. برای سازماندهی به شیوه ای مؤثر، اصول سازماندهی زیر می تواند توسط یک مدیر مورد استفاده قرار گیرد.

1. اصل تخصص

   طبق اصل، کل کار یک دغدغه باید بر اساس صلاحیت ها، توانایی ها و مهارت ها بین زیردستان تقسیم شود. از طریق تقسیم کار می توان به تخصصی شدن دست یافت که منجر به سازماندهی مؤثر می شود.

2. اصل تعریف کارکردی

   بر اساس این اصل، تمام وظایف یک کنسرت باید به طور کامل و واضح برای مدیران و زیردستان تعریف شود. این امر می تواند با تعریف واضح وظایف، مسئولیت ها، اختیارات و روابط افراد با یکدیگر انجام شود. شفاف سازی در روابط اختیار-مسئولیت به دستیابی به هماهنگی کمک می کند و در نتیجه سازمان می تواند به طور موثر انجام شود. به عنوان مثال، وظایف اولیه تولید، بازاریابی و امور مالی و روابط مسئولیت اقتدار در این بخش ها باید به وضوح برای هر فرد وابسته به آن بخش تعریف شود. شفاف سازی در رابطه اختیار و مسئولیت به سازمان کارآمد کمک می کند.

3. اصول دامنه کنترل/نظارت

   بر اساس این اصل، دامنه کنترل، گستره ای از نظارت است که تعداد کارکنانی را نشان می دهد که می تواند به طور موثر توسط یک مدیر اداره و کنترل شود. بر اساس این اصل، یک مدیر باید بتواند به تعداد کارکنان زیر نظر خود تصمیم گیری کند. این تصمیم را می توان با انتخاب از یک دهانه وسیع یا باریک اتخاذ کرد. دو نوع دامنه کنترل وجود دارد:

   1. گستره وسیعی از کنترل – کنترلی است که در آن یک مدیر می تواند به طور مؤثر بر گروه بزرگی از افراد در یک زمان نظارت و کنترل کند. ویژگی های این دهانه عبارتند از:
      1. هزینه سربار کمتر نظارت
      2. پاسخ سریع کارکنان
      3. ارتباط بهتر
      4. نظارت بهتر
      5. هماهنگی بهتر
      6. مناسب برای کارهای تکراری

      با توجه به این گستره، یک مدیر می تواند به طور موثر و کارآمد تعداد زیادی از زیردستان را در یک زمان مدیریت کند.

   2. محدوده محدود کنترل: بر اساس این گستره، کار و اختیار بین بسیاری از زیردستان تقسیم می شود و یک مدیر بر گروه بسیار بزرگی از افراد زیر نظر خود نظارت و کنترل نمی کند. مدیر بر اساس یک بازه باریک بر تعداد منتخب کارمند در یک زمان نظارت می کند. ویژگی ها عبارتند از: –
      1. کارهایی که نیاز به کنترل و نظارت دقیق دارد، مثلاً صنایع دستی، عاج کاری و غیره که نیاز به صنعت دارد، در آنجا دهانه باریک بیشتر کمک کننده است.
      2. دستیابی به هماهنگی دشوار است.
      3. شکاف های ارتباطی ممکن است ایجاد شود.
      4. پیام ها می توانند تحریف شوند.
      5. کار تخصصی قابل دستیابی است.

    

   عوامل موثر بر دامنه کنترل

    

    

   1. توانایی های مدیریتی- در نگرانی هایی که مدیران توانا، واجد شرایط و با تجربه هستند، دامنه کنترل گسترده همیشه مفید است. 

       

   2. صلاحیت زیردستان : در جایی که زیردستان توانا و شایستگی داشته باشند و سطح درک آنها مناسب باشد، زیردستان معمولاً برای حل مشکلات خود به ملاقات مافوق می روند. در چنین مواردی، مدیر می تواند تعداد زیادی از کارکنان را اداره کند. از این رو دهانه وسیع مناسب است. 

       

   3. ماهیت کار : اگر کار ماهیت تکراری داشته باشد، دامنه وسیع نظارت مفیدتر است. از سوی دیگر، اگر کار نیاز به مهارت ذهنی یا مهارت داشته باشد، کنترل و نظارت دقیق مورد نیاز است که در آن فاصله باریک مفیدتر است. 

       

   4. تفویض اختیار- وقتی کار به سطوح پایین تر به روشی کارآمد و مناسب واگذار شود، سردرگمی ها کمتر می شود و می توان سازگاری محیط را حفظ کرد. در چنین مواردی، دامنه وسیع کنترل مناسب است و سرپرستان می توانند تعداد زیادی از زیردستان را در یک زمان مدیریت و کنترل کنند. 

       

   5. درجه عدم تمرکز- تمرکززدایی به منظور دستیابی به تخصص انجام می شود که در آن اختیارات بین افراد و مدیران بسیاری در سطوح مختلف مشترک است. در چنین مواردی، یک ساختار بلند مفید است. نگرانی های خاصی وجود دارد که تمرکززدایی به روشی بسیار مؤثر انجام می شود که منجر به ارتباط مستقیم و شخصی بین مافوق و زیردستان می شود و در آنجا مافوق می توانند تعداد زیادی از زیردستان را به راحتی مدیریت کنند. در چنین مواردی، باز هم باز کمک می کند. 

4. اصل زنجیره اسکالر

   زنجیره اسکالر زنجیره ای از فرمان یا اختیار است که از بالا به پایین جریان دارد. با وجود زنجیره ای از اختیارات، اتلاف منابع به حداقل می رسد، ارتباطات تحت تأثیر قرار می گیرد، از همپوشانی کار جلوگیری می شود و سازماندهی آسان صورت می گیرد. یک زنجیره فرمان اسکالر جریان کار را در یک سازمان تسهیل می کند که به دستیابی به نتایج مؤثر کمک می کند. همانطور که قدرت از بالا به پایین جریان دارد، موقعیت های اختیار را برای مدیران در تمام سطوح روشن می کند و این امر سازمان موثر را تسهیل می کند.

5. اصل وحدت فرماندهی

   دلالت بر یک رابطه زیردست-یک برتر دارد. هر زیردستی در یک زمان به یک رئیس پاسخگو و پاسخگو است. این به جلوگیری از شکاف های ارتباطی کمک می کند و بازخورد و پاسخ سریع است. وحدت فرماندهی همچنین به ترکیب مؤثر منابع یعنی منابع فیزیکی و مالی کمک می کند که به هماهنگی آسان و در نتیجه سازماندهی مؤثر کمک می کند.

   اقتدار از بالا به پایین جریان دارد

   مدیر عامل

   ↓

   مدیر بازاریابی

   ↓

   مدیر فروش / رسانه

   ↓

   فروشندگان

   بر اساس نمودار فوق، مدیر عامل دارای بالاترین سطح اختیارات می باشد. این اختیار توسط مدیر بازاریابی مشترک است که اختیارات خود را با مدیر فروش به اشتراک می گذارد. از این زنجیره سلسله مراتب، زنجیره رسمی ارتباطات مشخص می شود که در دستیابی به نتایج مفید است و ثبات را برای یک نگرانی فراهم می کند. این زنجیره فرمان اسکالر همیشه از بالا به پایین جریان دارد و موقعیت های اختیاری مدیران مختلف را در سطوح مختلف مشخص می کند.