تأثیر موانع ارتباطی در ارتباطات تجاری

یک سازمان خانه اول یک فرد است زیرا فرد حداکثر زمان را فقط در اینجا می گذراند. هیچ سازمانی برای خیریه اجرا نمی شود، این واقعا مهم است که سازمان به اهداف خود برسد. چگونه یک سازمان موفق می شود؟ چگونه یک سازمان به اهداف خود دست خواهد یافت؟

کارکنان دارایی هر سازمانی هستند و سودآوری هر سازمانی با نیروی کار کارکنان آن نسبت مستقیم دارد. کار به معنای درگیر شدن در کارهای فیزیکی سخت یا حفر معادن طلا نیست، بلکه در واقع به کار هوشمندانه کارمندان، شفافیت بین اعضای تیم، جریان آزاد اطلاعات از مافوق به زیردستان اشاره دارد. جریان آزاد اطلاعات چگونه اتفاق می افتد؟ شفافیت بین اعضای تیم چگونه حاصل می شود؟ – از طریق ارتباط و نه تنها از طریق ارتباط، بلکه ارتباط موثر.

در سازمان‌ها موانع ارتباطی تا حد زیادی در تحریف پیام پیش می‌رود و اطلاعات به شکل دلخواه خود نمی‌رسد.

موقعیتی را تصور کنید که در آن گزارشی از اعضای تیم خود می خواهید که باید به مدیر عامل سازمان ارسال شود. اگر تیم شما اطلاعات شما را اشتباه تفسیر کند، پروژه را خراب کند و نتواند آن را در مهلت مقرر ارسال کند، چه اتفاقی می‌افتد. مدیر عامل به معنای واقعی کلمه روی سر شما می نشیند و زندگی شما را بدبخت می کند. ارتباطات ضعیف در واقع می تواند به قیمت کار شما تمام شود .

اکنون بیایید بفهمیم که چگونه موانع در ارتباطات بر ارتباطات تجاری تأثیر می گذارد .

نویز به عنوان یک شیطان در ارتباطات تجاری عمل می کند . هر گونه اطلاعاتی که در یک مکان پر سر و صدا دانلود می شود به طور قطع تحریف شده و منجر به یک آشفتگی کامل می شود.

پتی می خواست از بودجه کامل تیم فروش، بازاریابی و عملیات استفاده کند. او این اطلاعات را به جو در ایستگاه کاری او داد که در اطراف آن تعداد زیادی از کارمندان فریاد می زدند، تلفن پایه دائما زنگ می خورد و دستگاه فتوکپی صدای وحشتناکی می داد. در پایان روز، جو گزارش را ارائه کرد اما بودجه تیم عملیات در گزارش وجود نداشت. جو در واقع فقط در مورد بخش فروش و بازاریابی شنیده بود و بنابراین گزارش تیم عملیات را نادیده گرفت. پتی جو را اخراج کرد و حتی ارزیابی او را متوقف کرد. حواس‌پرتی‌های ناخواسته، سر و صدا، چت‌های مزخرف سایر کارمندان و غیره نقش مجرم را بازی کردند و جو بیچاره ترفیع خود را از دست داد. نویز شانس جریان صحیح اطلاعات از فرستنده به گیرنده را کاهش می دهد. اگر دفتر پر سر و صدا است،

افکار ناسازگار و اتفاقی نیز منجر به ارتباط ناکارآمد در سازمان ها می شود. ارتباطات تجاری به دلیل ارتباط ناکارآمد، مطمئناً آسیب خواهند دید. اگر فردی چیزی از اعضای تیمش می خواهد، ابتدا باید خودش کاملاً واضح باشد که واقعاً از تیمش چه انتظاری دارد. رئیس باید به روشنی زمینه های مسئولیت اصلی اعضای تیم خود را با کلمات روشن ذکر کند تا از هدر رفتن نیروی انسانی، تکرار کار، مدیریت زمان موثر و خروجی بیشتر از آنها جلوگیری شود.

عدم بررسی متقابل بین خود یا با مافوق نیز ارتباطات تجاری را تا حد زیادی خراب می کند.

میشا شماره تلفن خود را با مشتری خود به اشتراک می‌گذاشت و هرگز به خود زحمت نداد که با مشتری خود تأیید کند که آیا شماره تلفن صحیح را یادداشت کرده است یا خیر. یک روز، مشتری یک سوال اساسی داشت و باید به صورت فوری با میشا صحبت می کرد. او همان شماره ای را که میشا داده بود امتحان می کرد اما شخص دیگری پاسخ می داد. سپس مجبور شد با خانم میز پذیرش تماس بگیرد تا با میشا ارتباط برقرار کند و واضح است که عصبانی شده بود. مشتری به اشتباه شماره میشا را یادداشت کرده بود و به این ترتیب وقت گرانبهای خود را تلف کرد و عصبانی شد. هنگام به اشتراک گذاشتن هر شماره تماس مهم، این مسئولیت بر عهده گوینده است که با شنونده چک کند. برای جلوگیری از املای غلط و اتلاف وقت غیرضروری، شناسه های ایمیل باید به درستی نوشته شوند.

در طول هر جلسه کاری، ارائه یا سمینار، سخنران باید بسیار مراقب آهنگ و لحن خود باشد. مشاهده شده است که در طول سمینارها یا ارائه ها فقط نیمکت داران جلویی توجه دارند، نیمکت نشینان آخر تقریباً در دنیای شیرین خود گم می شوند. فردی که جلسه را اداره می کند باید خیلی واضح صحبت کند، باید بسیار مطمئن باشد و باید لحنی را حفظ کند که برای همه، حتی برای افرادی که در ردیف آخر نشسته اند، قابل شنیدن باشد. اطلاعات نیز باید به آنها منتقل شود تا از آنها انتظار بهترین ها را داشته باشند و کارایی آنها را افزایش دهند. سعی کنید سمینار یا جلسه را تعاملی کنید. فقط صحبت نکنید، همچنین از تیم سوالاتی را دعوت کنید. پس از هر سمینار یا جلسه، مافوق یا مسئول باید صورتجلسه جلسه را از طریق ایمیل برای کلیه گیرندگان مورد نیاز ارسال کند تا از سردرگمی و مغایرت لحظه آخری جلوگیری شود. گوینده باید مطمئن شود که آیا همه واضح هستند یا نه؟

در هر سازمانی، درک اینکه کدام کارمند می تواند یک وظیفه خاص را انجام دهد و کدام کارمند برای یک نقش خاص مناسب نیست، الزامی است. چلسی علاقه‌ای به نام تجاری نداشت، اما رئیسش هرگز نمی‌توانست علاقه او را درک کند و همیشه از خود می‌پرسید که چرا چلسی به طور موثر عمل نمی‌کند؟ در هر سازمانی، قبل از واگذاری مسئولیت به کارکنان، شناخت کارمند و حوزه تخصص و علاقه او الزامی است. اگر از شخصی با سابقه حسابداری خواسته شود که در مورد تکنیک های فروش ارائه دهد، ارتباط مطمئناً بی اثر خواهد بود. او باید عصبی شود و پیام در ایجاد تأثیر مورد نیاز شکست خواهد خورد. کار را فقط به هیچ کارمندی تحمیل نکنید، کاری را به او بدهید که از انجام آن بیشتر لذت می برد.

تفاوت در فرآیند فکر همچنین منجر به ارتباط ضعیف در زمینه های تجاری می شود . یک رئیس و کارمند هرگز نمی توانند در یک سطح فکر کنند. بیایید سعی کنیم با کمک یک مثال وضعیت را درک کنیم.

جود به هری – “هری، من تا پایان روز به گزارش مالی کامل نیاز دارم”

منظور جود از گزارش مالی، تجزیه و تحلیل مالی کامل است که شامل جزئیات کاملی از میزان هزینه های شرکت در تبلیغات، فعالیت های تبلیغاتی و سایر فعالیت های بازاریابی است.

هری هرگز نتوانست روند فکری جود را درک کند. او به سادگی جزئیات مخارج را جمع آوری کرد و به جود سپرد. جود مشخصا خوشحال نبود. او از هری انتظار خیلی بیشتری داشت. هری مجبور شد دوباره پروژه را ارسال کند که منجر به تکرار تلاش و اتلاف وقت شد. جود باید از همان ابتدا کاملاً روشن می کرد که از هری چه انتظاری دارد. نیمی از چیزهایش را در خودش نگه می داشت و با هری در میان نمی گذاشت. هری بیچاره مجبور شد کارش را دوباره انجام دهد. هر فردی طرز فکر متفاوتی دارد، سطح درک متفاوتی دارد و بنابراین مهم است که تک تک جزئیات را با دیگران به اشتراک بگذاریم و از همان ابتدا مسائل را روشن کنیم.

باید به خاطر داشت که شنوندگان نیز بخشی از گفتگو هستند. شنوندگان باید بازخورد خود را در پایان مکالمه بیان کنند. اگر نمی دانید رئیستان از شما چه انتظاری دارد، یا واقعاً قرار است چه کاری انجام دهید، لطفاً بپرسید. دریغ نکنید، سوال بپرسید. سؤالات خود را پنهان نکنید، سؤالات خود را بپرسید و فقط در آنجا و آنجا برطرف کنید. رئیس شما تنها زمانی احساس خوشحالی می کند که سوالات خود را با او در میان بگذارید.

برای اداره موفق یک سازمان، حفظ شفافیت در بین کارکنان در تمام سطوح مهم است. برای اطمینان از جریان آزاد اطلاعات بین فرستنده و گیرنده و برای برقراری ارتباط موثر بین کارکنان، باید موانع ارتباطی در سازمان ها برطرف شود. ارتباط موثر باعث کاهش میزان خطا، کاهش تعارضات و درک نادرست و در نتیجه افزایش سودآوری سازمان می شود. هر کارمند باید در حد خود تلاش کند تا از موانع ارتباطی در سازمان ها برای یک ارتباط تجاری موثر اجتناب کند.

بدون نظر

پاسخ دهید