غلبه بر موانع ارتباطی
این روزها همه موانع ارتباطی زیادی با آن روبرو هستند. پیام مورد نظر فرستنده توسط گیرنده به همان معنا و مفهوم درک نمی شود و در نتیجه اختلال ایجاد می شود. مقابله و کنار آمدن با این موانع ارتباطی ضروری است تا از برقراری ارتباط روان و مؤثر اطمینان حاصل شود.
همانطور که در بخش قبل موانع اصلی ارتباط را مورد بحث قرار دادیم. بیایید در مورد چگونگی غلبه بر این موانع ارتباطی صحبت کنیم .
- حذف تفاوت در ادراک: سازمان باید اطمینان حاصل کند که افراد مناسب را در کار استخدام می کند. این مسئولیت مصاحبه کننده است که اطمینان حاصل کند که مصاحبه شونده بر زبان نوشتاری و گفتاری تسلط دارد. باید برنامه القایی مناسبی وجود داشته باشد تا خط مشی های شرکت برای همه کارکنان روشن باشد. باید آموزش های مناسبی برای کارکنان مورد نیاز انجام شود (به عنوان مثال: آموزش صدا و لهجه).
- استفاده از زبان ساده: استفاده از کلمات ساده و واضح باید مورد تاکید قرار گیرد. از استفاده از کلمات مبهم و اصطلاحات تخصصی خودداری شود.
- کاهش و حذف سطوح نویز: نویز اصلی ترین مانع ارتباطی است که باید بر اساس اولویت برطرف شود. شناسایی منبع نویز و سپس حذف آن منبع ضروری است.
- گوش دادن فعال: با دقت و با دقت گوش کنید. بین «شنیدن» و «شنیدن» تفاوت وجود دارد. گوش دادن فعال یعنی شنیدن با درک صحیح پیامی که شنیده می شود. با پرسیدن سؤالات، گوینده می تواند اطمینان حاصل کند که آیا پیام او با همان عبارات مورد نظر گوینده توسط گیرنده قابل درک است یا خیر.
- حالت عاطفی: در طول ارتباط باید از زبان بدن به طور مؤثر استفاده کرد. او نباید احساسات خود را در حین برقراری ارتباط نشان دهد زیرا گیرنده ممکن است پیام در حال تحویل را به اشتباه تفسیر کند. برای مثال، اگر انتقال دهنده پیام در حال بدی باشد، گیرنده ممکن است فکر کند که اطلاعات ارائه شده خوب نیست.
- ساختار سازمانی ساده: ساختار سازمانی نباید پیچیده باشد. تعداد سطوح سلسله مراتبی باید بهینه باشد. باید یک دامنه کنترل ایده آل در سازمان وجود داشته باشد. ساختار سازمانی ساده تر، ارتباطات موثرتر خواهد بود.
- اجتناب از اضافه بار اطلاعات: مدیران باید بدانند که چگونه کار خود را اولویت بندی کنند. آنها نباید خود را با کار زیاد بار کنند. آنها باید زمان باکیفیتی را با زیردستان خود بگذرانند و باید فعالانه به مشکلات و بازخوردهای آنها گوش دهند.
- بازخورد سازنده بدهید: از دادن بازخورد منفی خودداری کنید. محتویات بازخورد ممکن است منفی باشد، اما باید به صورت سازنده ارائه شود. بازخورد سازنده منجر به برقراری ارتباط مؤثر بین مافوق و زیردستان خواهد شد.
- انتخاب مناسب رسانه: مدیران باید رسانه ارتباطی را به درستی انتخاب کنند. پیام های ساده باید به صورت شفاهی منتقل شوند، مانند: تعامل چهره به چهره یا جلسات. استفاده از وسایل ارتباطی مکتوب برای ارسال پیام های پیچیده باید تشویق شود. برای پیام های مهم می توان با استفاده از وسایل ارتباطی نوشتاری مانند: یادداشت ها، اعلان ها و غیره یادآوری کرد.
- انعطاف پذیری در دستیابی به اهداف: برای برقراری ارتباط مؤثر در یک سازمان، مدیران باید اطمینان حاصل کنند که افراد بدون نادیده گرفتن کانال های رسمی ارتباط، اهداف خود را به موقع انجام می دهند. نباید فشار زیادی بر کارکنان برای رسیدن به اهدافشان وارد شود.
بدون نظر