ارتباط بازخورد

گیرنده ها فقط جذب کننده های غیر فعال پیام ها نیستند. آنها پیام را دریافت می کنند و به آنها پاسخ می دهند. این پاسخ گیرنده به پیام فرستنده، بازخورد نامیده می شود. گاهی اوقات بازخورد می تواند یک لبخند غیرکلامی، آه و غیره باشد. گاهی اوقات بازخورد شفاهی است، مانند زمانی که به ایده های یک همکار با سؤال یا نظر واکنش نشان می دهید. بازخورد همچنین می تواند مانند – پاسخ به یک ایمیل و غیره نوشته شود.

بازخورد پاسخ مخاطب شماست. شما را قادر می سازد تا اثربخشی پیام خود را ارزیابی کنید. اگر مخاطب شما منظور شما را نمی‌فهمد، می‌توانید از پاسخ بگویید و سپس پیام را بر اساس آن اصلاح کنید.

دادن فرصتی به مخاطبان برای ارائه بازخورد برای حفظ فضای ارتباطی باز بسیار مهم است. مدیر باید محیطی ایجاد کند که بازخورد را تشویق کند. به عنوان مثال، پس از توضیح دادن کار به زیردستان، باید از آنها بپرسد که آیا آن را درک کرده اند یا نه. او باید سؤالاتی مانند “آیا متوجه می شوید؟”، “آیا شک دارید؟” و غیره. در عین حال، او باید به زیردستان خود نیز اجازه دهد تا نظرات خود را بیان کنند.

بازخورد در ارتباط ضروری است تا بدانیم آیا گیرنده پیام را با همان عبارات مورد نظر فرستنده درک کرده است و آیا با آن پیام موافق است یا خیر.

راه‌های زیادی وجود دارد که شرکت از طریق آن‌ها از کارمندان خود بازخورد دریافت می‌کند، مانند: نظرسنجی‌های کارکنان، یادداشت‌ها، ایمیل‌ها، سیاست‌های درهای باز، نامه‌های خبری شرکت و غیره. کارکنان همیشه مایل به ارائه بازخورد نیستند. سازمان باید برای دریافت بازخورد دقیق تلاش زیادی کند. مدیران با پرسیدن سؤالات خاص، به کارکنان خود اجازه می دهند نظرات کلی خود را بیان کنند و غیره، بازخورد را تشویق می کنند. سازمان باید پذیرای بازخورد کارمندان خود باشد.

یک مدیر باید اطمینان حاصل کند که بازخورد باید:

1. روی یک رفتار خاص تمرکز کنید – باید خاص باشد نه کلی. 
2. غیر شخصی – بازخورد باید مربوط به شغل باشد، مدیر نباید شخصاً از کسی انتقاد کند. 
3. هدف گرا – اگر چیزی منفی برای گفتن در مورد شخص داریم، همیشه باید آن را به سمت هدف گیرنده هدایت کنیم. 
4. زمان بندی مناسب – بازخورد زمانی مؤثرتر است که فاصله کوتاهی بین رفتار گیرندگان و دریافت آن بازخورد وجود داشته باشد. 
5. از عبارات “من” استفاده کنید – مدیر باید از عباراتی با کلماتی مانند “من”، “اما” و غیره استفاده کند. به عنوان مثال به جای اینکه بگوید “دیروز در محل کار غایب بودید”، مدیر باید بگوید: “وقتی از دست دادید ناراحت شدم. کار دیروز». 
6. اطمینان از درک – برای اینکه بازخورد مؤثر باشد، مدیر باید مطمئن شود که گیرندگان بازخورد را به درستی درک کرده اند. 
7. مدیر در حالی که بازخورد منفی به گیرنده می دهد، نباید عواملی را که کنترل گیرنده را کنترل نمی کند، ذکر کند.