اگرچه 5 Why’s یک ابزار ابتدایی برای روش شناسی شش سیگما است، با این وجود مهم است. از آنجایی که درجه بالایی از ذهنیت در استفاده از ابزار وجود دارد، پیشنهاد میشود که تنها توسط تیمی از کارشناسان متقابل کارکردی برای به دست آوردن بهترین نتایج استفاده شود. در اینجا لیستی از مراحلی است که برای دستیابی به بهترین نتیجه باید دنبال کنید:
مرحله 1 – در هنگام ایجاد اظهارات مشکل مراقب باشید: هدف اصلی ابزار Five Why این است که اطمینان حاصل شود که علائم گذشته را جابجا کرده و در یافتن و حل علت اصلی پیشرفت می کنیم. بنابراین مهم است که مشکل به روشی صحیح تنظیم شود. همانطور که ضرب المثل قدیمی می گوید: “مشکل خوب تعریف شده نیمه حل شده است”. تعریف مسئله باید عینی باشد، یعنی شامل حقایق و اندازه گیری ها باشد. نباید جایی برای ابهام برای کلماتی مانند «بیشتر»، «کمتر» و غیره باقی بگذارد. تنها زمانی میتوان راهحل دلخواه را تعریف کرد و روی آن کار کرد.
مرحله 2 – صداقت – اجتناب از سرزنش بازی: قدرت و سیاست در یک سازمان مانعی جدی برای حرکت رو به جلو با تحلیل پنج چرا هستند. بسیاری از اوقات جلسات طوفان فکری جواب نمیدهد، زیرا بخشها عمدی از مشکلات محافظت میکنند تا از جریمه شدن به دلیل ناکارآمدی در گذشته جلوگیری شود. باید اطمینان حاصل شود که شرکت کنندگان واقعاً عینی هستند. برای نشان دادن کاستی های گذشته و حال نباید مجازاتی وجود داشته باشد، بلکه باید تشویق شود.
همچنین قواعد بحث باید قبل از شروع فرآیند روشن شود. تمرکز همیشه باید بر روی نتایج باشد و نه افراد درگیر. سازمان هایی که فراتر از افراد حرکت می کنند، آنهایی هستند که با تلاش های شش سیگما خود موفق می شوند.
مرحله 3 – نمودار فرزند والدین: اولین تمرکز باید بر روی آوردن هر چه بیشتر مشکلات در صفحه بحث باشد. هنگامی که این کار انجام شد و پاسخ ها شروع به تکرار شدن کردند، باید شروع به ترسیم سطوح علل کرد. به عنوان مثال A باعث B، B باعث C و C باعث D می شود. در این مورد A یک علت سطح 1، B یک علت سطح 2 و C یک علت سطح 3 است که به حل D به عنوان یک مشکل می رسد. حل A باعث میشود که همه مسائل زیر سوال رفته و مدیریت بتواند با منابع محدود بسیار بیشتر از آنچه در غیر این صورت انجام میداد استفاده کند.
مرحله 4 – اطمینان از سیستماتیک بودن علت: علت سیستماتیک علتی است که در آن سیستم باید اصلاح شود، نه طرفین در سیستم. یک فرآیند شش سیگما اجازه خطا را نمی دهد حتی اگر شرکت کنندگان عمداً بخواهند اشتباه کنند. از این رو، تجزیه و تحلیل علت اصلی باید اطمینان حاصل کند که به یک تمرین اشاره انگشت تبدیل نمی شود. ایده باید این باشد که سیستم را به قدری کارآمد کنیم که اجازه هیچ گونه خطایی را ندهد.
بدون نظر