اهمیت ارتباطات در مدیریت تغییر

برای اجرای موفقیت‌آمیز یک برنامه تغییر، ارتباطات کلیدی و یکی از پیچیده‌ترین پارامترها است زیرا شامل تبادل افکار و احساسات با افراد یک سازمان از طریق رسانه‌های مختلف است. این یکی از سخت ترین مسائلی است که یک سازمان در طول کل فرآیند اجرای تغییر با آن مواجه است. ارتباط موثر باید شامل اجزای زیر باشد:

• پیامی که توسط فرد ارسال می شود باید واضح و واضح ارائه شود. پیام باید دارای اصالت و اصالت باشد. 

   

• گیرنده پیام باید با دقت گوش دهد، سؤالاتی را برای توضیح بیشتر بپرسد و بازخورد خود را در مورد تفسیر پیام به اشتراک بگذارد. 

   

• روش ارسال پیام باید هم با شرایط فرستنده پیام و هم با گیرنده آن سازگار باشد. 

   

• محتوای پیام باید بتواند به خوبی با عقاید و افکار گیرنده ارتباط برقرار کند تا بتواند قابل قبول باشد. 

در هر برنامه مدیریت تغییر، این افراد هستند که اساساً تحت تأثیر ابتکارات تغییر قرار می گیرند و این افراد هستند که همکاری و حمایت خود را برای ایجاد تغییر گسترش می دهند. بدون مشارکت و انگیزه ذینفعان کلیدی، انتظار موفقیت از هر برنامه تغییر غیرممکن است، زیرا این آنها هستند که به دلیل ابتکارات تغییر بر منافعشان تأثیر مثبت یا منفی می‌گذارند.

مشارکت، تعهد و پذیرش ذینفعان در کل فرآیند تغییر برای دستیابی به نتایج موفق از برنامه مدیریت تغییر بسیار مهم است. برای این منظور، ذینفعان باید به خوبی از هدف یا اهداف تغییر آگاه شوند و فرصتی برای آنها فراهم شود تا ایده های خود را در فرآیند اجرای برنامه تغییر به اشتراک بگذارند. تحقیقات ثابت کرده است که اگر یک تغییر به صورت مشورتی و باز اجرا شود، نتایج بسیار مؤثری در فرآیند کلی به همراه دارد.

هدف از تغییر ارتباطات

تحقیقات ثابت کرده است که در غیاب یک برنامه ارتباطی مناسب، کل فرآیند تغییر ممکن است به یک شکست تبدیل شود. ارتباط بیش از حد یا عدم ارتباط هر دو نامطلوب است زیرا به این دلیل کل تلاش تغییر می تواند از مسیر خارج شود. در غیاب مکالمه دو طرفه کافی یا ارتباط موثر در تمام سطوح، تلاش تغییر ممکن است به اهداف خود نرسد. اگر یک طرح ارتباطی کارآمد و واضح طراحی شود، به ایجاد آگاهی و دریافت پشتیبانی بعدی در کل برنامه کمک می کند.

پیوستار ارتباطی ارائه شده در زیر نشان می دهد که چگونه ارتباطات مؤثر بر ذینفعان در ایجاد تعهد نسبت به تغییر تأثیر می گذارد.

اهمیت تحلیل ذینفعان در فرآیند تغییر

تجزیه و تحلیل سهامداران را می توان به عنوان وظایف پایه قبل از تهیه و اجرای یک برنامه ارتباطی در طول فرآیند تغییر در نظر گرفت. هرچه ماهیت تغییر پیچیده‌تر باشد، تجزیه و تحلیل ذینفعان بیشتر به یک وظیفه ضروری تبدیل می‌شود، زیرا هر اجرای تغییر ممکن است به دلیل یک یا چند دلیل از سوی سهامداران در معرض مقاومت قرار گیرد. تجزیه و تحلیل ذینفعان با درک الزامات و انتظارات سهامداران کلیدی که به طور مستقیم یا غیرمستقیم تحت تأثیر تغییر قرار می گیرند، به حداقل کردن مقاومت احتمالی شرکت کنندگان در فرآیند تغییر کمک می کند. تجزیه و تحلیل ذینفعان می تواند به روش های زیر مفید باشد:

• شناسایی ذینفعان کلیدی یا گروه های ذینفع و همچنین تأثیر آنها بر تغییر. 

   

• درک نگرش های رایج نسبت به تغییر آنها و اینکه چگونه این ممکن است بر روند کلی تأثیر بگذارد. 

   

• شناسایی نیازهای ارتباطی و خطرات احتمالی در صورت عدم برآورده شدن نیازها. 

   

• تعیین روش های مختلف برای برقراری ارتباط پیام ها و همچنین زمان تحویل این پیام ها. 

مبانی دخیل در تغییر ارتباطات

عوامل زیر در انتقال موفقیت آمیز رویکردهای تغییر مشارکت دارند:

انتقال واضح چشم انداز تغییر و انجام زودهنگام آن: این مهم ترین مرحله است زیرا شامل انتقال چشم انداز تغییر و آنچه سازمان در پایان تلاش برای تغییر به دست خواهد آورد، می باشد. چشم انداز باید به شکل ساده توصیف شود، باید واضح باشد و باید بتواند افراد را به شدت در اجرای تصمیمات تحت تاثیر قرار دهد. هرچه زودتر چشم انداز تغییر بیان شود، برای مردم آسان تر خواهد بود که بتوانند تفاوت های ظریف تغییر را تطبیق دهند و درک کنند.

برجسته کردن مزایا و تأثیرات تغییر: طرح ارتباط مؤثر در طول فرآیند تغییر با توضیح اینکه چگونه تغییر بر افراد مرتبط با آن تأثیر می‌گذارد و چرا اجرا می‌شود، به کنترل اینرسی یا ترس‌های ناشی از تغییر کمک می‌کند.

حصول اطمینان از اینکه رهبران سازمان به طور فعال در کل فرآیند تغییر با هم ارتباط برقرار می کنند: رهبران سازمان باید میزان اهمیت تغییر را بیان کنند و باید تعهد شخصی و مشهود آنها را نسبت به کل فرآیند تغییر منعکس کنند، زیرا این امر باعث ارسال یک نیروی قدرتمند خواهد شد. پیامی به ذینفعان کلیدی در مورد اینکه سازمان تا چه حد به اجرای تغییر متعهد است.

استفاده از کانال‌ها یا رسانه‌های مختلف برای انتقال پیام تغییر: باید در درک چگونگی یادگیری افراد در مورد تغییر از رسانه‌های مختلف ارتباط دقت کرد. برای یادگیرندگان بصری، مطالب مستند ممکن است به بهترین وجه جذاب باشد و به آنها در درک دیدگاه تغییر کمک کند و برای شنوندگان مؤثر، باید به سبک ارائه و انتخاب کلمات برای تحت تأثیر قرار دادن چنین دسته ای از ذینفعان اهمیت داد.

فراهم کردن فرصت‌های تبادل گفت‌وگو یا گفت‌وگو: فراهم کردن فرصت‌هایی برای گفتگو و تسهیل ارتباط دوطرفه با ذینفعان، احساس مالکیت را ایجاد می‌کند و احساس مسئولیت را در میان ذینفعان پرورش می‌دهد.

تکرار متناوب پیام‌های تغییر: ارتباط منظم پیام تغییر درک بیشتر هدف تغییر را تسهیل می‌کند و احتمال بسیار بیشتری وجود خواهد داشت که افراد مطابق با الزامات شرایط در حال تغییر عمل کنند و همکاری خود را بر این اساس گسترش دهند.