بهبود مهارت های ارتباطی در محل کار

برقراری ارتباط موثر یک هنر است و باید برای خروجی بهتر و دستیابی موفق به اهداف سازمان به طور موثر در محل کار تمرین شود. همچنین به کاهش میزان خطا، درک بهتر کار، پیوند بهتر بین کارکنان و همچنین مدیریت تعارض کمک می کند. هر کارمند باید کاملاً واضح باشد که همکارش چه چیزی را می خواهد منتقل کند. بر این اساس او باید بتواند اطلاعات را به شکل دلخواه رمزگشایی کند و بر اساس آن پاسخ دهد.

بیایید اکنون دریابیم که چگونه می توان مهارت های ارتباطی را در محل کار بهبود بخشید:

 

  • هرگز جلسه ای برگزار نکنید یا سمیناری را در مکانی پر سر و صدا برگزار نکنید. در طول جلسات، ارائه ها و سمینارها باید سکوت پین وجود داشته باشد. 
  • از بحث در مورد مسائل جدی در ایستگاه های کاری، محوطه جلو، کافه تریا یا زمین های بازی کارمند خودداری کنید زیرا سر و صدا به عنوان مانعی برای برقراری ارتباط موثر عمل می کند و پیام هرگز به شکل دلخواه خود به گیرنده نمی رسد. همیشه جلسات، سمینارها یا بحث های مهم را در اتاق کنفرانس، اتاق هیئت مدیره یا هر اتاق جلسه دیگری که می توان در آن سکوت کرد، سازماندهی کنید. 
  • قبل از هر جلسه، مخاطب باید دستور جلسه را تهیه کند و درباره موضوعی که می‌خواهد صحبت کند، تحقیق کاملی انجام دهد. فقط به خاطر آن صحبت نکنید. در عوض تکالیف خود را با دقت انجام دهید. 
  • افکار یا ایده باید با دقت در کلمات مناسب بیان شود و با دقت با لهجه صحیح بیان شود تا تأثیرگذاری در بین شنوندگان ایجاد شود. قبل از تهیه محتوا حتی کوچکترین جزئیات را نادیده نگیرید زیرا هر زمان که بخواهید در مورد هر موضوعی می توانید سؤال کنید. 
  • قبل از برقراری ارتباط با دیگران، ابتدا باید کاملاً واضح و شفاف باشید. 
  • در ارتباطات تجاری ، زیر و بم و لحن نیز نقش بسیار مهمی در ارتباط موثر دارد. یک فرد باید بهترین سطح خود را به کار گیرد تا زمین را در سطح مطلوبی نگه دارد که برای همه قابل شنیدن باشد. 
  • جلسه یا ارائه باید تعاملی باشد تا همه شرکت کنند و علاقه مند شوند. باید در نظر داشت که حتی افرادی که در آخرین میز هستند نیز بخشی از جلسه هستند، آنها نیز باید درگیر شوند. 
  • بسیاری از مطالعات موردی زندگی واقعی را آماده کنید تا شنوندگان بتوانند خود را با ارائه و برخی از خطوط خنده دار مرتبط کنند. 
  • هر جلسه کاری نباید بیش از حد طولانی نگه داشته شود، در غیر این صورت کمی یکنواخت می شود و شرکت کنندگان تمایل به از دست دادن علاقه دارند. یک استراحت چای یا یک استراحت میان وعده باید در جلسات کاری گنجانده شود تا جذاب تر، دوستانه تر شود و همچنین یخ بین شرکت کنندگان بشکند. 
  • برای درک بهتر شنوندگان، همیشه باید از تخته های سفید، تابلوهای دیجیتال، نمودارهای نمایشی یا دفترچه یادداشت استفاده کرد تا نکات مهم بین آنها را خط بکشد. 
  • همچنین شرکت کنندگان هرگز نباید دست خالی در هیچ جلسه ای شرکت کنند، در عوض یک دفترچه یادداشت و خودکار یا کاغذی برای یادداشت نکات مهم و سوالاتی که بعدا پرسیده می شود همراه داشته باشند. کلماتی مانند “واضح؟”، “آیا من شنیدنی هستم؟” همه با من هستند؟» باید در این بین برای مشارکت موثر استفاده شود. 
  • هیچ موضوعی را در این بین رها نکنید، در عوض ابتدا یک موضوع را تمام کنید و سپس یک موضوع تازه را شروع کنید. برای اثر انفجار باید بین فرستنده و گیرنده تماس چشمی برقرار شود. 
  • قبل از خاتمه جلسه باید یک بار دیگر نکات مهم جلسه مطرح شود تا همگان اتفاقات جلسه را به خاطر بیاورند و شنوندگان نیز قبل از خروج از سخنران همه شبهات خود را برطرف کنند. از پرسیدن حتی کوچکترین سؤال خود دریغ نکنید، به یاد داشته باشید که هیچ کس به شما نخواهد خندید، در عوض از توجه و تمایل شما برای یادگیری قدردانی خواهد کرد. 
  • هنگام اشتراک گذاری هر شماره تماس مهم، شناسه ایمیل، همیشه مطمئن شوید که با گیرنده چک کنید تا از خطا جلوگیری کنید. همیشه بهتر است به جای دیکته کردن شفاهی اطلاعات تماس خود، کارت ویزیت را مبادله کنید. شناسه های ایمیل نباید یکباره ارسال شوند، بلکه باید کلمه به کلمه به وضوح بیان شوند. 
  • در محل کار مهم است که گیرنده را به درستی درک کنید. شنونده خود را تا جایی که می توانید بشناسید و سپس فقط محتوای خود را آماده کنید. اگر باید به نیروی فروش بپردازید، برخی از اصطلاحات فروش، ترفندهای بازاریابی و غیره را برای جلب علاقه آنها بگنجانید. به درستی ارتباط برقرار کنید زیرا جملات تصادفی، افکار انتزاعی، کلمات گیج کننده تنها منجر به تفسیر نادرست می شود و نتیجه یک آشفتگی کامل است. همیشه اسکریپت خود را ساده، واضح و به روز نگه دارید. کشیدن بی مورد مکالمه نیز منجر به کسالت می شود. در یک سازمان، رهبر تیم باید قبل از واگذاری هر کاری به اعضای تیم خود، ابتدا سعی کند فرآیند فکری و پیشینه فرهنگی را درک کند. کارمندان باید با در نظر گرفتن میزان علاقه و راحتی آنها، مسئولیت ها را به آنها محول کنند.

به یاد داشته باشید که برقراری ارتباط موثر در محل کار الزامی است زیرا جریان روان و صحیح اطلاعات از طرف اول به طرف دوم را تضمین می کند. می توان یک کارگر کوشا بود، اما اگر در هنر ارتباط موثر تسلط نداشته باشد، در ایجاد هویت خود شکست خواهد خورد و در دنیای بی رحمانه شرکت ها گم می شود.

بدون نظر

پاسخ دهید