ارتباطات کتبی – معنا، مزایا و معایب

ارتباطات نوشتاری در دنیای تجارت امروز اهمیت زیادی دارد. این یک فعالیت ابتکاری ذهن است. ارتباط نوشتاری مؤثر برای تهیه مواد تبلیغاتی ارزشمند برای توسعه تجارت ضروری است. گفتار قبل از نوشتن بود. اما نوشتن منحصر به فردتر و رسمی تر از گفتار است. نوشتن مؤثر شامل انتخاب دقیق کلمات، سازماندهی آنها به ترتیب صحیح در شکل گیری جملات و همچنین ترکیب منسجم جملات است. همچنین نوشتار معتبرتر و قابل اعتمادتر از گفتار است. اما در حالی که گفتار خود به خود است، نوشتن باعث تاخیر می شود و زمان می برد زیرا بازخورد فوری نیست.

مزایای ارتباطات کتبی

	ارتباطات مکتوب به تعیین اصول، خط مشی ها و قوانین آشکار برای اداره یک سازمان کمک می کند.
	یک وسیله ارتباطی دائمی است. بنابراین، در مواردی که نگهداری رکورد مورد نیاز است مفید است.
	به تفویض صحیح مسئولیت ها کمک می کند. در حالی که در صورت ارتباط شفاهی، تعیین و تفویض مسئولیت بر اساس گفتار غیرممکن است، زیرا می تواند توسط گوینده پس گرفته شود یا ممکن است از تصدیق خودداری کند.
	ارتباط نوشتاری دقیق تر و واضح تر است.
	ارتباطات نوشتاری موثر تصویر سازمان را توسعه و ارتقا می دهد.
	سوابق و مراجع آماده را فراهم می کند.
	دفاع حقوقی می تواند به ارتباطات کتبی بستگی داشته باشد زیرا سوابق معتبری را ارائه می دهد.

معایب ارتباطات کتبی

	ارتباط کتبی در هزینه ها صرفه جویی نمی کند. از نظر لوازم التحریر و نیروی انسانی به کار گرفته شده در نوشتن/تایپ و تحویل نامه هزینه زیادی دارد.
	همچنین در صورتی که گیرندگان پیام مکتوب بر حسب فاصله از یکدیگر جدا شده و در صورت نیاز به رفع شبهات، پاسخ خود به خود نیست.
	ارتباط کتبی وقت گیر است زیرا بازخورد فوری نیست. رمزگذاری و ارسال پیام به زمان نیاز دارد.
	ارتباط نوشتاری مؤثر مستلزم مهارت ها و شایستگی های زیادی در استفاده از زبان و واژگان است. مهارت و کیفیت ضعیف نوشتار تأثیر منفی بر شهرت سازمان دارد.
	کار بیش از حد کاغذ و بار ایمیل درگیر است.