ما در سطح بعدی درک بخش های درون سازمانی هستیم. در مقاله قبلی ما در مورد کارکنان خط و آژانس های کمکی و سازماندهی تجارت در بخش ها بر اساس چهار اصل مالی، فرآیند، مشتریان و جغرافیا آشنا شدیم. این مقاله به توزیع اختیارات در داخل بخش می‌پردازد.

بر اساس توزیع اختیارات، دو سیستم اصلی به نام‌های سیستم دفتر و سیستم هیئت یا کمیسیون در بخش‌ها وجود دارد. هنگامی که تمام اختیارات اداری روی یک فرد واحد در بخش سرمایه گذاری می شود، آنگاه سیستم دفتر است.

هنگامی که یک نهاد متکثر دارای تمام قدرت اداری است، سیستم به عنوان هیئت یا کمیسیون شناخته می شود. اکنون، سوال واضح بعدی که به ذهن خطور می کند این است که چگونه تصمیم بگیریم از کدام سیستم استفاده کنیم. به گفته نویسنده راج کومار پروتی، در کتاب سازمان‌های اداری، شرایطی وجود دارد که انتخاب سیستم‌ها را تعیین می‌کند:

• اگر قرار است این بخش کارهای اداری را انجام دهد، سیستم دفتر مناسب تر است. وی همچنین توضیح می‌دهد که برای کارکردهای اداری تصمیم‌گیری سریع، وحدت فرماندهی و سرعت لازم برای عملکرد کارآمد است و تنها زمانی می‌توان به آن دست یافت که مسئولیت‌ها و قدرت بر روی یک فرد سرمایه‌گذاری شود. 

   

• وقتی ماهیت کار به گونه‌ای است که باید در مورد اطلاعاتی که بر تعداد زیادی از افراد تأثیر می‌گذارد، دقت و احتیاط زیادی وجود داشته باشد، مانند تهیه پیش‌نویس خط‌مشی‌ها، قوانین و مقررات، نوع سیستم هیئت یا کمیسیون بهترین عملکرد را دارد. همچنین، زمانی که یک سازمان باید هر دو نوع کارکرد را انجام دهد، در چنین مواردی نیز سیستم‌های هیئت مدیره بهتر عمل می‌کنند. به طور خلاصه، برای خدمات و کارکردهایی که نیاز به هوش جمعی، دیدگاه های کل نگر، تصمیم گیری بالغ دارند، یک سیستم هیئت مدیره به خوبی کار می کند و اعضای بیشتری برای رسیدن به تصمیمات متعادل وجود دارد. 

سیستم هیئت یا کمیسیون تحت شرایط زیر دنبال می شود:

• سازمان هایی که وظایف شبه قضایی و شبه قانون گذاری را انجام می دهند مانند هیئت راه آهن دولت هند. 

   

• سازمان هایی که از اختیارات اختیاری زیادی برای انجام وظایف خود استفاده می کنند مانند کمیسیون خدمات عمومی 

   

• سازمان هایی که نیاز به نمایندگی از گروه های مختلف دارند تا بتوانند به طور عینی مانند هیئت داوری اختلافات صنعتی عمل کنند. 

   

• در کشورهایی مانند ایالات متحده آمریکا که نمایندگی حزب مخالف نیز در آن گنجانده شده است. به عنوان مثال، کمیسیون تعرفه ایالات متحده آمریکا است 

در مورد اینکه آیا سازمان‌های دولتی و ساختار آنها با سازمان‌های خصوصی تفاوت دارند یا خیر، بحث‌های زیادی بین محققان وجود داشته است. برخی از این استدلال حمایت می کنند و می گویند که این کار وجود دارد و برخی می گویند که از طریق این تفاوت وجود دارد، اما این تنها با وجود نوارهای قرمز در سازمان های عمومی است. مخالفان این بیانیه استدلال می کنند که سازمان های دولتی از نظر عدم انعطاف پذیری، کنترل بیش از حد دولت، فقدان شاخص های عملکرد مشخص مانند سود و زیان و تاکید زیاد بر قوانین و سلسله مراتب بسیار متفاوت از سازمان های خصوصی هستند. برخی از محققین مانند Pugh، Hickson و Hinnings خاطرنشان کردند که اندازه سازمان و پیشرفت های تکنولوژیکی از دیگر عوامل مهم تعیین کننده ساختارها و سلسله مراتب هر سازمانی است.