انجام تمام مسئولیت های اداری به تنهایی برای یک مرد نه تنها دشوار، بلکه غیرممکن است. هر رهبر به مجموعه ای از افراد نیاز دارد که بتواند آنها را برای دستیابی به اهداف مورد نظر سازمان هدایت و رهبری کند. معنای لغوی کارکنان همانگونه که در ارتش به کار می رفته و از آنجا وام گرفته شده و در سازمان های مدنی به کار رفته است، یادگیری است. همانطور که مونی اشاره می کند که کارکردهای بسیار زیاد، دانش بسیار متنوع و چیزهای زیادی وجود دارد که نمی توان در مورد آنها فکر کرد که برای یک رهبر واحد دشوار است.

تمایز بین آژانس های خطی و ستادی بیشتر از نوع آن درجه است. کارکنان کارکنان در برنامه ریزی و تفکر دخیل هستند. اجرا و اجرای آن طرح ها و سیاست ها از وظایف دستگاه های خطی است. همانطور که قبلاً اشاره شد، در برخی موارد وظایف کارکنان مشابه وظایف خط و وظایف خطی مشابه کارمندان است. روش دیگر نگاه به آن این است که آژانس های کارکنان داده هایی را برای تدوین خط مشی هایی جمع آوری می کنند که می تواند توسط آژانس های خطی بیشتر اجرا و تکمیل شود.

وظایف اصلی آژانس های کارکنان که توسط LD White مشخص شده است عبارتند از:

• رئیس اجرائیه و مقامات عالی را در جریان اطلاعات مربوطه قرار دهید و به روز کنید 

   

• کمک به رئیس اجرائیه و سایر مقامات در پیش بینی مشکلات و برنامه ریزی آینده 

   

• تا اطمینان حاصل شود که موضوعاتی که نیاز به تصمیم گیری نهایی توسط رئیس اجرائیه دارد، به موقع به میز کار او برسد و تصمیمات منطقی، منطقی، متفکرانه و آگاهانه در مورد آن موضوعات اتخاذ شود. 

   

• ارزیابی مسائلی که ممکن است در جای دیگری حل و فصل شود تا در لیست رئیس اجرایی حذف شود. 

   

• به او کمک کنید تا زمان خود را به خوبی مدیریت کند 

   

• تضمین انطباق توسط زیردستان از طریق سیاست های تعیین شده و دستورالعمل های اجرایی 

نمونه ای از چنین آژانس های کارکنان وزارت خزانه داری بریتانیا و بخش بودجه و امور اقتصادی وزارت دارایی است که به تدوین سیاست های مالی دولت اتحادیه هند کمک می کند. در ایالات متحده آمریکا، آژانس ستاد کل، دفتر اجرایی رئیس جمهور است که دارای دو بخش، کاخ سفید و دفتر بودجه است.

از زمانی که افزایش دامنه فعالیت های دولت منجر به فرآیند تخصصی شدن شد. به همین دلیل نیاز به تفکیک فعالیت های اولیه و فرعی دستگاه های اداری وجود داشت. فعالیت های خانه داری تفکیک شده و تحت دفاتر تخصصی سازماندهی شد. این فعالیت ها به عنوان فعالیت های کمکی یا نهادی شناخته می شوند.

طبق گفته Willoughby، فعالیت‌های اولیه آن دسته از فعالیت‌هایی هستند که یک سرویس برای انجام همان اهدافی که برای آن وجود دارد انجام می‌دهد. مانند فعالیت اولیه وزارت کشور حفظ آرامش و نظم است. فعالیتهای ثانویه آنهایی هستند که سرویس باید به انجام آنها ادامه دهد تا بتواند وجود داشته باشد و به عنوان یک سرویس عمل کند. باز هم، برای بخش امور داخلی، این خدمات ممکن است استخدام افراد، خرید مبلمان و لوازم التحریر و غیره باشد. وظایف خدمات کمکی عبارتند از:

• اعمال کنترل های مالی و جمع آوری عواید برای بخش هایی که نیازهای آنها را برطرف می کنند 

   

• تامین تجهیزات و تنظیم خدمات 

   

• ایفای نقش به عنوان دفتر رکورد 

   

• جذب پرسنل