نقش ارتباطات در تیم

یک تیم زمانی تشکیل می شود که افراد با یک هدف مشترک بر روی یک پلت فرم مشترک گرد هم آیند. اعضای تیم باید مکمل یکدیگر باشند و از درگیری های احمقانه بین خود اجتناب کنند.

ارتباطات نقش بسیار مهمی در تیم سازی و استخراج بهترین ها از اعضای تیم دارد .

یک عضو تیم باید به وضوح درک کند که اعضای تیمش در حال انجام چه کاری هستند. او باید در مورد نقش ها و مسئولیت های خود در تیم کاملاً شفاف باشد. این وظیفه رهبر تیم است که مسئولیت ها را بر اساس علاقه و تخصص اعضای تیم بدون تحمیل چیزهایی به آنها محول کند. هرگز هیچ کارمندی را گیج نکنید.

گاهی اوقات ارتباط کلامی ممکن است باعث ایجاد سوء تفاهم و سردرگمی شود، بنابراین همیشه بهتر است برای وضوح و شفافیت بهتر به ارتباطات نوشتاری تکیه کنید.. ارتباط زمانی موثر است که اطلاعات از طریق ایمیل منتقل شود. ایمیل ها قابل اعتمادتر هستند. نامه ها را برای افراد جداگانه ارسال نکنید زیرا ممکن است تصور کنند که می خواهید چیزی را از آنها پنهان کنید. به این ترتیب آنها تمایل دارند در کار یکدیگر مداخله کنند و سعی کنند بفهمند چه چیزهای اضافی در نامه های همکارشان نوشته شده است. نامه ها باید با تمام شرکت کنندگان در حلقه ارسال شوند. همچنین پیشنهاداتی را از آنها دعوت کنید. همیشه اینطور نیست که شما درست می گویید. اعضای تیم شما ممکن است با یک ایده درخشان نیز بیایند. از آنها بخواهید در بحث ها شرکت کنند، به این ترتیب آنها برای تیم خود و همچنین سازمان احساس انگیزه و ضروری می کنند.

برای جلسات و گفتگو باید از اتاق کنفرانس، اتاق هیئت یا مکان مناسب استفاده شود. همیشه بهتر است که موضوعات در یک انجمن آزاد مورد بحث قرار گیرد و شرکت کنندگان اجازه داشته باشند آزادانه صحبت کنند . از یک مکان پر سر و صدا اجتناب کنید. دستور جلسه باید از قبل آماده شود و باید بین اعضای تیم پخش شود. از آنها بخواهید با آمادگی بیایند تا در جلسه خالی ننشینند. گوینده باید از تخته سفید، نشانگر یا خودکار و کاغذ کمک بگیرد تا نکته ای را از دست ندهد. در هیچ جلسه ای نباید دست خالی شرکت کرد. چیزی همراه داشته باشید تا نکات مهم را برای مراجعات بعدی یادداشت کنید. سردرگمی ها و سوء تفاهم ها از این طریق از بین می رود و افراد شروع به اعتماد به یکدیگر می کنند.

هدف و هدف تیم نباید تنها توسط خود رهبر تیم تعیین شود. هر کارمند باید به طور مساوی مشارکت کند و ورودی های ارزشمند خود را ارائه دهد. اعضای تیم نباید بین خود دعوا کنند و سعی کنند به بهترین نتیجه برای همه برسند. هدف باید به خوبی به همه اعضای تیم منتقل شود و آنها باید از همان ابتدا کاملاً روشن باشند که قرار است چه کاری انجام دهند تا بعداً دچار مشکل نشوند. هرگز نمی توان به هدف دست یافت، مگر اینکه و تا زمانی که همه آنها با هم سخت کار کنند و در سطح خود به بهترین نحو مشارکت کنند.

ایده شما هر چقدر هم که درخشان باشد، کار نمی کند مگر اینکه و تا زمانی که به روش صحیح اجرا شود. راهبردها، روش‌ها، مفاهیمی که به روش صحیح منتقل نمی‌شوند می‌توانند منجر به سردرگمی شدید و اثرات نامطلوب شوند. تصمیمات، افکار، استراتژی‌ها باید به طور واضح به همه منتقل شوند. نباید با کلمات بازی کرد یا فقط نیمی از اطلاعات را منتقل کرد. تیم ها نباید با یک سلسله مراتب ساده خیلی پیچیده باشند که در آن زیردستان به راحتی به رهبران تیم خود دسترسی دارند. سیاست ها و راهبردها باید با در نظر گرفتن پیشنهادات هر یک از افراد ساخته شود و به شیوه ای مؤثر ابلاغ شود.

هر فردی باید آزادی بیان داشته باشد. چیزها را در خود نگه ندارید و بعداً تخت خواب کنید. اگر احساس می کنید که همکارتان در جایی اشتباه می کند و باید اصلاح شود، ادامه دهید. دریغ نکنید، زیرا همه اشتباهات او روی کار شما نیز تأثیر می گذارد. فریاد نزنید و از او انتقاد نکنید، بلکه کاری کنید که اشتباهاتش را به روشی مؤدبانه اما قانع کننده متوجه شود. اگر احساس می کنید که باید برای تعطیلات بروید، لطفاً با مافوق خود صحبت کنید. فقط تصور نکنید که رئیس شما به تنهایی چیزها را می داند و به شما تعطیلات می دهد. شما باید با او ارتباط برقرار کنید، به‌جای این‌که منکرات و منفی‌پراکنی کنید.

ارتباط موثر احتمال درگیری و دعوا را بین اعضای تیم کاهش می دهد . هیچ بدنی تا به حال چیزی از دعوا به دست نیاورده است. ارتباطات باعث بهبود روابط بین اعضای تیم می شود و آنها در کل روز در محل کار احساس شادابی و انگیزه می کنند.