یک رابطه سالم کارمند محیطی مثبت در کار را تضمین می کند و همچنین به کارکنان کمک می کند تا با سرعت بسیار بیشتری به اهداف خود برسند. افراد تمرکز بیشتری دارند، می توانند در تکالیف خود تمرکز بهتری داشته باشند و در نتیجه خروجی افزایش می یابد. کارمندان درگیر دعوای مداوم نیستند، مشتاق کمک به یکدیگر هستند و کار را به عنوان باری نمی دانند. آنها از هر لحظه در محل کار لذت می برند و اغلب مرخصی نمی گیرند.

ارتباطات نه تنها در زندگی روزمره ما مهم است، بلکه در محل کار نیز نقش مهمی ایفا می کند. یکی از مهم ترین عواملی است که یا باعث بهبود یا خراب شدن روابط بین کارکنان می شود.

ارتباطات باید شفاف و دقیق باشد تا رابطه گرم بین کارکنان برقرار شود . شفافیت در افکار مهم است. تصور نکنید که طرف مقابل به تنهایی متوجه می شود که در ذهن شما چه می گذرد. افکار باید معقولانه به کلمات مرتبط تبدیل شوند تا طرف مقابل شما را به خوبی درک کند.

کارمندان باید در مورد آنچه از آنها انتظار می رود بسیار واضح باشند . حوزه‌های مسئولیت کلیدی، نقش‌ها و مسئولیت‌های آن‌ها باید به شکل دلخواه به آنها ابلاغ شود تا بتوانند سطح خود را به بهترین نحو انجام دهند. با کلمات بازی نکن در آنچه از اعضای تیم خود انتظار دارید رک و دقیق باشید. بعدا آنها را سرزنش نکنید. افکار بیهوده و ایده های انتزاعی تنها منجر به سردرگمی می شود و روابط بین کارکنان را خراب می کند.

اجازه دهید مثال زیر را مرور کنیم:

جانت به عنوان مدیر حسابداری کلیدی با یک شرکت تبلیغاتی پیشرو کار می کرد. ابتدا از تد خواست تا گزارشی در مورد استراتژی های بازاریابی و فروش انجام شده توسط سازمانش تهیه کند، سپس از او خواست تا گزارشی در مورد تکنیک های برندسازی تهیه کند و در نهایت از او خواست که استراتژی های تبلیغاتی را نیز درج کند. خود او در مورد انتظاراتش خیلی واضح نبود. تد بیچاره آنقدر گیج شده بود که گزارشی ناقص به جانت داد. او اصلا از عملکرد تد راضی نبود و همیشه او را در آینده کنار می گذاشت.

در مثال بالا، جانت در مورد محتوای گزارش خیلی واضح نبود و تد را نیز گیج کرد. یکی باید عقاید خود را به وضوح بیان کند تا شخص دیگر آن را به درستی درک کند. ارتباط ضعیف در این مورد، رابطه جانت و تد را که زمانی دوستان خوبی بودند، خراب کرد.

اگر جانت به تد گفته بود که گزارش جامعی در مورد بازاریابی، فروش، برندسازی و همچنین تکنیک‌های تبلیغاتی انجام شده توسط سازمان تهیه کند، همه چیز کاملاً واضح بود و تد هیچ اشتباهی مرتکب نمی‌شد. فرد باید ابتدا نیازها، انتظارات خود را کاملاً روشن کند و سپس آن را به طرف مقابل منتقل کند.

جملات را اغلب تغییر ندهید . محکم باش. نباید هیچ داده ای را دستکاری کرد یا حقیقت را دستکاری کرد. شما هرگز چیزی از آن به دست نمی آورید. صادق باشید و اطلاعات را به شکل دلخواه منتقل کنید. اگر رئیستان از شما خواسته است که برخی از اطلاعات را برای اعضای تیم خود بارگیری کنید، لطفاً آن را همانطور که هست ارسال کنید. سعی نکنید کلماتی را اضافه یا حذف کنید زیرا نام بدی برای شما به همراه خواهد داشت. هیچ کس در آینده به شما اعتماد نخواهد کرد یا هر زمان که نیاز باشد به کمک شما نخواهد آمد. به یاد داشته باشید که صداقت همیشه در درازمدت جواب می دهد.

قبل از صحبت دو بار فکر کنید. از به کار بردن الفاظ رکیک علیه کسی در محل کار خودداری کنید زیرا باعث خراب شدن محیط اداری و ایجاد اختلافات متعدد در بین افراد می شود. . چیزی نگو که به کسی صدمه بزند از شکست دادن مذاکرات خودداری کنید لذت بردن در محل کار اشکالی ندارد اما هرگز نباید از حد خود عبور کرد. اگر با عقاید کسی موافق نیستید، بهتر است به جای گستاخی یا تند بودن، مسائل را با او در میان بگذارید. هر چیزی که شما ارتباط برقرار می کنید باید واضح، مرتبط و منطقی باشد. در محل کار بی معنی به زبان نیاورید. در رویکرد خود کمی حرفه ای باشید.

برای وضوح بهتر، اطلاعات مهم باید در حضور تک تک کارکنان منتقل شود . هر کارمند باید آزادی بیان نظرات و عقاید خود را داشته باشد. انتظار نداشته باشید که بعداً شکات خود را برطرف کنید، هر چند وقت یکبار سؤال بپرسید. هیچ کس احساس بدی نمی کند، بلکه از علاقه و توجه شما قدردانی کنید اما از بین نروید. منتظر باشید تا نوبت شما صحبت کند. هیچ فردی را جداگانه ملاقات نکنید زیرا ممکن است فرد دیگر احساس کند مورد غفلت قرار گرفته یا کنار گذاشته شده و منجر به نارضایتی و درگیری شدید در بین اعضای تیم می شود. مراقب لحن و آهنگ خود باشید. نباید خیلی بلند باشد.

بیشتر به شیوه های ارتباطی نوشتاری وابسته باشید زیرا در مقایسه با ارتباط کلامی قابل اعتمادتر هستند . اگر اطلاعات به صورت شفاهی به او منتقل شود، ممکن است فردی از این کار عقب نشینی کند، زیرا هیچ سوابقی وجود ندارد، اما هرگز در حالت های مکتوب ارتباطی اتفاق نمی افتد. ترجیح می دهند اطلاعات را از طریق ایمیل ارسال کنند. همه اعضای تیم مرتبط باید یک کپی کاربن علامت گذاری شوند تا همه بدانند که چه چیزی به همکارش ابلاغ می شود. فرد باید به هنر نوشتن ایمیل تسلط داشته باشد. به یاد داشته باشید که ایمیل چیزی نیست جز تصویر آینه ای از افکار فرد. اطمینان حاصل کنید که نامه شما قابل توضیح است و همه نظرات و ایده های شما را روشن می کنند.

یک کارمند باید دائماً انگیزه داشته باشد تا از افت عملکرد خود جلوگیری کند. اگر کسی عملکرد فوق‌العاده‌ای داشته است، از تحسین او دریغ نکنید. کلماتی مانند “آفرین”، “براوو”، “عملکرد عالی” کمک زیادی به شاد کردن فرد می کند. اگر از عملکرد عضو تیم خود راضی هستید، احساسات خود را با او در میان بگذارید.

به طور موثر با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کنید و هرگز با کسی مشکل نخواهید داشت. مردم به شما احترام می گذارند و کار برای شما سرگرم کننده خواهد بود.