اصطلاح مشارکت کارکنان توسط محققان مختلفی تعریف شده است. یک تعریف مورد توافق عموماً درگیری فیزیکی، روانی یا عاطفی کارمند در حین کار است.

وقتی در مورد مشارکت کارکنان صحبت می کنیم، چهار چیز مهم است. تعهد، انگیزه، وفاداری و اعتماد. سطح آنها کیفیت تعامل یک کارمند را تعیین می کند. هر یک به اختصار در پاراگراف های بعدی مورد بحث قرار می گیرد.

 

1. تعهد: تعهد به معنای میزان ارتباط افراد با شغل، مسئولیت ها و اهداف سازمانی است. کارکنان متعهد کسانی هستند که مجذوب کار خود هستند و متعهد هستند که برای رسیدن به اهداف خود با هر چالشی روبرو شوند. آنها قابل اعتماد و بهره وری بالا هستند و بنابراین در قبال کاری که انجام می دهند پاسخگو هستند. 
2. انگیزه: تا همین اواخر اعتقاد بر این بود که بزرگترین انگیزه موفقیت است. عکس آن نیز صادق است، به این معنی که موفقیت منجر به انگیزه بیشتر می شود. اگر کارمندان 100 درصد تلاش کنند تا سازمان خود را به سطحی بالاتر ببرند، این موقعیت به دست آمده بیش از هر چیز به آنها انگیزه می دهد. پاداش‌ها و قدردانی‌های مناسب می‌تواند انگیزه بیشتری در آنها برای دستیابی به اهداف بیشتر و بیشتر برای سازمانشان ایجاد کند. انگیزه و موفقیت دست به دست هم می دهند و به عنوان سوخت سوزان برای موفقیت هر سازمان عمل می کنند. 
3. وفاداری: کارکنانی که به طور فعال در کار خود شرکت دارند وفاداری بیشتری نسبت به سازمان نشان می دهند. بهترین بخش این است که آنها برای انجام وظایف خود به تمرکز و توجه کمتری از مدیران نیاز دارند زیرا خودشان نسبت به مسئولیت های شغلی و نتایج به دست آمده احساس مسئولیت می کنند. با این حال، در صورتی که سازمان سیستم پاداش دهی خوبی نداشته باشد، تبدیل شدن کارکنان فعالانه به کارکنان غیرمتعهد زمان زیادی نمی برد. به رسمیت شناختن یک نیاز اساسی افراد است تا به سمت شغل خود هدایت شوند. 
4. اعتماد: سطوح بالای مشارکت کارکنان را تنها زمانی می توان تقویت کرد که اعتماد از هر دو طرف در سازمان حاکم باشد. از آنجایی که آنها پیوند عاطفی قوی با سازمان دارند، سازمان نیز باید به توانایی های خود اعتماد نشان دهد. به کارمندان باید استقلال داده شود تا وظایف خود را به شیوه خود انجام دهند. آنها نباید محدود به قوانین و مقررات خاصی باشند و بنابراین باید انگیزه آزمایش برای انجام وظیفه خود به شیوه ای متفاوت و نوآورانه داشته باشند.

همه این عناصر نقش حیاتی در تعیین سرنوشت یک سازمان دارند. علاوه بر این، ارتباط دو طرفه برای بحث در مورد چالش ها، پیامدهای بالقوه، چشم انداز و ارزش ها و آینده سازمان باید ایجاد شود. در واقع، ارتباطات ستون فقرات هر سازمانی است که بدون آن نمی تواند برای مدت طولانی دوام بیاورد. گفت‌وگوی آزاد با کارکنان می‌تواند مشکلاتی را که آنها در اجرای کار با آن مواجه هستند حل کند.

جدای از این، فرهنگ سازمانی، یک سیستم پاداش به خوبی تثبیت شده و به درستی دنبال شده از جمله پاداش، مزایا، گزینه های بورس اوراق بهادار و شناخت و رشد شخصی و رضایت کارکنان نیز از عوامل مهم در بهبود سطوح مشارکت کارکنان است.