تعادل ایده آل کار و زندگی شامل مدیریت کارآمد تعهدات و مسئولیت های حرفه ای در قبال خانواده و جامعه است. در یک برنامه 24 ساعته شبانه روزی، به طور ایده آل باید 8 ساعت کار کرد و هر کدام 8 ساعت را به خواب و تفریح ​​اختصاص داد. اما، به ندرت هیچ یک از ما در این سناریوی ایده آل زندگی می کنیم. در عوض، کارمندان هزاره بیش از 12 ساعت را در محل کار می گذرانند و زمان کمی برای تفریح ​​و حداقل خواب ممکن دارند.

بسیاری از ما مدام می گوییم که به سختی زمانی را برای انجام کارهایی که دوست داریم انجام دهیم پیدا می کنیم یا به دلیل فشارها یا خواسته های موجود در محل کار، به سختی زمانی برای رسیدگی به تعهدات شخصی خود داریم. آیا به این معنی است که ما برای چنین تعهداتی زمان بسیار کمی داریم یا اصلاً وقت نداریم؟ در مورد چیزی جز مهارت های ضعیف مدیریت زمان ما صحبت نمی کند. معمولاً در هنگام مواجهه با وضعیت انتخاب بین تکالیف فوری و مهم، به دلیل اولویت‌بندی با این دوراهی مواجه می‌شویم. یک مدیر زمان کارآمد قادر خواهد بود بین تکالیف فوری و مهم به طور یکپارچه دستکاری کند.

قبل از درک استراتژی های مختلف برای مدیریت موثر زمان و تعادل بین کار و زندگی، اجازه دهید ابتدا ماتریس مدیریت زمان را درک کنیم.

ماتریس مدیریت زمان

آیزنهاور حامی کلیدی ماتریس مدیریت زمان است که از طریق آن توانسته است بین وظایف فوری و مهم تفاوت قائل شود. به گفته او، کارهای فوری نیاز به توجه فوری دارند و می توانند فرد را هم از نظر جسمی و هم از نظر ذهنی وارد عمل کنند. چنین تکالیفی ممکن است به شکل ایمیل‌های فوری، تماس‌های تلفنی مهم که ممکن است مستلزم توجه فوری باشد، تکالیف فوری شامل ضرب‌الاجل‌های نزدیک، جلسات، ازدحام کردن، قرار ملاقات یا گرفتن پرواز، قطار یا اتوبوس و غیره باشد. وظایف مهم آنهایی هستند که طبیعتاً نیازی به فوریت ندارند، اما ممکن است پیامدهای طولانی مدت داشته باشند. وظایف مهم را باید با توجه حداکثری و صرف زمان برای رسیدن به تصمیمات خاص مرتبط با موضوعات استراتژیک یا حیاتی انجام داد.

به گفته استفان کاوی، ما باید زمان کمتری را به کارهایی اختصاص دهیم که صرف نظر از فوریت آن‌ها چندان مهم نیستند، اما باید زمان با کیفیتی را صرف کارهایی کنیم که ممکن است فوری نباشند اما دارای پارامتر اهمیت بالایی هستند. برنامه ریزی زمان به این روش ممکن است خطرات مدیریت ضعیف زمان را کاهش دهد. بیایید چهار ربع را به صورت جداگانه و استراتژی هایی را که باید برای اطمینان از مدیریت زمان موثر دنبال شوند، تجزیه و تحلیل کنیم:

• • ربع اول: کارهایی که بسیار مهم و فوری هستند: کارهایی که بسیار مهم و فوری هستند، تکالیف مهلت‌مدت و کارهای روزانه هستند. نتیجه چنین رسیدگی به چنین تکالیفی فرسودگی شغلی، استرس و مدیریت بحران است.

• • ربع دوم: وظایفی که مهم هستند اما فوری نیستند : این فعالیت ها فوری نیستند، اما ماهیت مهمی دارند. چنین وظایفی معمولاً مستلزم برنامه ریزی دقیق، کار آماده سازی از قبل، پیش بینی بحران و مقابله با استراتژی ها و وظایف پیشگیری است که توسط ضرب الاجل های سختگیرانه هدایت نمی شوند، اما از منظر آینده نگرانه مرتبط هستند. چنین وظایفی را می توان با دید، دیدگاه و نظم و انضباط مناسب انجام داد.

• • ربع سوم: وظایفی که فوری هستند اما مهم نیستند : چنین وظایفی شامل جلسات، شرکت در کاهش بازدیدکنندگان، دریافت تماس های تلفنی و پاسخ دادن به نامه هایی است که لزوماً ماهیت سازنده ای ندارند. فردی که در این ربع عمل می کند، ممکن است در معرض احساسات قربانی شدن قرار گیرد، نتواند روی اهداف بلندمدت تمرکز کند و ممکن است به دلیل روابط شکسته رنج بکشد.

• • ربع چهارم: کارهایی که نه مهم هستند و نه فوری : این گونه فعالیت ها عمدتاً ماهیت غیرمولد دارند یا در دسته هدر دادن زمان، نامه های ناخواسته و چند تماس تلفنی کمتر مهم قرار می گیرند، همه بخشی از ربع چهارم هستند.

فعالیت هایی که در رده ربع I قرار می گیرند بسیار حیاتی هستند و باید در اولویت قرار گیرند. صرف زمان زیاد برای فعالیت هایی که در دسته ربع I قرار می گیرند، ممکن است منجر به افزایش سطح استرس و فرسودگی شغلی شود. با تمرکز بیشتر بر فعالیت‌های ربع دوم، می‌توان بار ربع اول را در درازمدت کاهش داد و از فعالیت‌های بی‌اهمیت یا اتلاف وقت در ربع سوم و چهارم اجتناب کرد.

تکنیک هایی برای دستیابی به تعادل زندگی کاری با مدیریت موثر زمان

1. 1. با افزایش زمان موثر سپری شده در محل کار : روی میزان موثر گذراندن زمان در محل کار تمرکز کنید و نه تعداد ساعات کار، زیرا ممکن است بسیاری از ما ساعات طولانی را در محل کار سپری کنیم اما در ارائه نتایج مورد نیاز ناکام باشیم. برای ردیابی اثربخشی زمان صرف شده، باید گزارش‌های زمانی تهیه و به صورت مذهبی رعایت شود و با پرداختن به اتلاف‌کنندگان وقت و پرهیز از به تعویق انداختن کار، بر گذراندن زمان با کیفیت در محل کار تمرکز کرد.

1. 1. از طریق اولویت بندی : باید از اهمیت یا ارتباط کار در ماتریس اولویت اطمینان حاصل کرد و بر این اساس قبل از کار بر روی کارهایی که اولویت پایین و سرگرم کننده تر هستند، با وظایف با اولویت بالا برخورد کرد. تعادل بین کار و زندگی را می توان با تعیین اولویت های واضح و به دست آوردن کنترل بیشتر به موقع به دست آورد.

1. 1. از طریق برنامه ریزی : قبل از کار بر روی یک پروژه باید اهداف یا برنامه های هوشمندانه ای تعیین کرد. یک برنامه خوب توسعه یافته به بررسی دوره ای عملکرد و اجرای اقدامات اصلاحی کمک می کند. برنامه ریزی مناسب باید معیارهای زیر را رعایت کند:

1. 1. • باید مهلت تعیین شده باشد

1. 1. • باید در دستیابی یا تحقق اهداف بلند مدت کمک کند

1. 1. • باید انعطاف پذیر، قابل بررسی باشد و باید زمینه بهبود را فراهم کند.

1. 1. برای کاهش ساعات طولانی کار تلاش کنید : باید قانون پارکینسون را در محل کار، با توجه به وظایف فوری و مهم تر با تعیین ضرب الاجل های دقیق در محل کار، به کار برد. این به ایجاد احساس فوریت در مورد وظایف با اولویت بالا و مدیریت موثر زمان در محل کار کمک می کند.

1. 1. گذراندن زمان با کیفیت با خانواده

1. تمرین یک رژیم سالم با توجه کافی به چهار رکن سلامتی خوب یعنی تغذیه مناسب، خواب خوب، ورزش روتین و تکنیک های تمدد اعصاب مانند یوگا، مدیتیشن و غیره.